Betriebsausgaben ABC

Abbruchkosten sind nicht automatisch sofort absetzbar. Wird ein Gebäude schon länger betrieblich genutzt und dann abgerissen, sind Abbruchkosten und Restbuchwert grundsätzlich sofort abzugsfähig. Wird dagegen ein objektiv abbruchreifes Gebäude gekauft, um es abzureißen, gehören Kaufpreis und Abbruchkosten zu den Anschaffungskosten von Grund und Boden – und die sind nicht abschreibbar. Bei Abbruch für einen Neubau ist die Zuordnung im Einzelfall zu klären.

Betrieblich veranlasste Abgaben (Kommunalsteuer, Grundsteuer für Betriebsgrundstücke, Kfz-Steuer bzw. motorbezogene Versicherungssteuer für Betriebsfahrzeuge) sind voll absetzbar. Nicht absetzbar: Einkommensteuer und Körperschaftsteuer. Umsatzsteuer ist kein Aufwand, soweit sie als Vorsteuer abziehbar ist; nicht abziehbare Umsatzsteuer (Kleinunternehmer, unecht befreite Leistungen) ist Betriebsausgabe bzw. Teil der Anschaffungskosten.

Kosten für das Abschleppen eines betrieblichen Fahrzeugs oder auf einer betrieblich veranlassten Fahrt sind als Betriebsausgabe absetzbar.

Die AfA verteilt die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines abnutzbaren Wirtschaftsguts über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (§ 7 EStG). Gesetzlich fixiert sind nur: PKW und Kombi mindestens 8 Jahre, Betriebsgebäude 40 Jahre, Gebäude für Wohnzwecke 66⅔ Jahre, Firmenwert 15 Jahre. Für alle anderen Wirtschaftsgüter gibt es in Österreich keine amtliche Tabelle – die deutsche AfA-Tabelle dient nur als Orientierung (siehe Grundlagen oben). Halbjahres-AfA bei Inbetriebnahme im zweiten Halbjahr.

GWG-Grenze: Bis €1.000 (netto bei Vorsteuerabzug, brutto ohne Vorsteuerabzug – siehe Geringwertige Wirtschaftsgüter) Sofortabschreibung möglich (§ 13 EStG).

Entscheidend ist die betriebliche Veranlassung und ob das Stück typischerweise auch privat verwendet wird. Eine Aktentasche oder Laptoptasche, die nahezu ausschließlich betrieblich genutzt wird, ist als Arbeitsmittel absetzbar. Rucksack oder Handtasche sind nicht automatisch ausgeschlossen, bei typischer privater Mitverwendung aber regelmäßig nicht absetzbar (Aufteilungsverbot § 20 EStG).

Abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (Maschinen, Fahrzeuge, Einrichtung, Software) werden nicht sofort, sondern über die Nutzungsdauer per AfA abgeschrieben – außer Anschaffungskosten bis €1.000 (netto bei Vorsteuerabzug, brutto ohne Vorsteuerabzug – siehe Geringwertige Wirtschaftsgüter). Nicht abnutzbare Anlagegüter wie Grund und Boden oder Beteiligungen werden nicht abgeschrieben.

Bruttolöhne und -gehälter samt allen Lohnnebenkosten (Dienstgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Dienstgeberbeitrag/DB, Zuschlag zum DB/DZ, Kommunalsteuer/KommSt) sind vollständig als Betriebsausgabe absetzbar.

Absetzbar: typische Berufskleidung (Arztmantel, Kochuniform, Schutzanzug, Sicherheitsschuhe, Uniform). Nicht absetzbar: normale Kleidung, die auch privat getragen werden kann — selbst wenn sie nur für die Arbeit angeschafft wurde.

Werkzeuge, Geräte und sonstige Hilfsmittel, die betrieblich veranlasst sind. Verbrauchsmaterial ist sofort Aufwand. Selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter mit Nutzungsdauer über einem Jahr: bis €1.000 (netto bei Vorsteuerabzug, brutto ohne Vorsteuerabzug – siehe Geringwertige Wirtschaftsgüter) Sofortabschreibung, darüber AfA über die Nutzungsdauer.

Variante 1 – Arbeitszimmer in der Wohnung: Absetzbar nur, wenn der Raum nach Art der Tätigkeit notwendig ist, nahezu ausschließlich betrieblich genutzt wird und den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit bildet (§ 20 Abs. 1 Z 2 lit. d EStG). Dann sind anteilige Miete oder Gebäude-AfA, Strom, Heizung und Einrichtung absetzbar. Ein Durchgangszimmer oder ein Raum mit Privatnutzung scheidet aus.

Variante 2 – Arbeitsplatzpauschale (§ 4 Abs. 4 Z 8 EStG): Wenn dir kein anderer Raum außerhalb der Wohnung für die betriebliche Tätigkeit zur Verfügung steht und du keine Arbeitszimmerkosten absetzt. Großes Pauschale €1.200/Jahr, wenn deine anderen aktiven Einkünfte mit eigenem Arbeitsplatz (z.B. Anstellung) unter €13.539 (2026) liegen; sonst kleines Pauschale €300/Jahr, dazu ergonomisches Mobiliar bis €300/Jahr. Bei Beginn oder Ende im Jahr monatsweise aliquotiert. Die Homeoffice-/Telearbeitspauschale von €3/Tag gilt nur für Dienstnehmer.

Baukosten für Aufstockung oder Zubau sind Herstellungsaufwand und müssen aktiviert werden – keine Sofortabsetzung. Sie erhöhen die AfA-Bemessungsgrundlage des Gebäudes und werden mit dem für das Gebäude geltenden Satz abgeschrieben (Betriebsgebäude 2,5 %, Wohnzwecke 1,5 %). Ob der Zubau als eigenständiges Wirtschaftsgut mit eigener voller Nutzungsdauer gilt (eigenständiger Baukörper, überwiegt den Altbau deutlich nach Nutzfläche, Kubatur und Kosten) oder als unselbständiger Teil dem Restbuchwert zugeschlagen und über die Restnutzungsdauer des Altbaus abgeschrieben wird, ist im Einzelfall zu klären – vorab, nicht erst bei der Bilanz. Reine Sanierung ohne Substanzerweiterung ist Erhaltungsaufwand und sofort absetzbar.

Absetzbar sind Fortbildungskosten im ausgeübten oder einem verwandten Beruf (Kurse, Seminare, Fachbücher) und umfassende Umschulungen, die auf die tatsächliche Ausübung eines anderen Berufs abzielen (§ 4 Abs. 4 Z 7 EStG). Nicht absetzbar sind allgemeinbildende Ausbildungen ohne Zusammenhang mit der Einkunftserzielung. Ob eine Erstausbildung absetzbar ist, hängt vom konkreten Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit ab – ein pauschales Nein gibt es nicht.

Fahrzeug im Betriebsvermögen oder Ansatz der tatsächlichen Kosten: Vignette und Maut sind abzüglich Privatanteil absetzbar. Wird für ein Privatfahrzeug das Kilometergeld angesetzt, sind Vignette, Maut und Parkgebühren bereits abgegolten und dürfen nicht zusätzlich abgesetzt werden.

Ballbesuche gelten als private Freizeitgestaltung. Nur in Ausnahmefällen mit eindeutig nachgewiesenem Werbezweck (z.B. eigener Werbestand, Sponsortickets mit vertraglichem Nachweis) kann eine teilweise Absetzbarkeit argumentiert werden.

Kontoführungsgebühren, Überweisungsgebühren, Kontoumsatzgebühren und alle weiteren Spesen des betrieblichen Bankkontos sind voll absetzbar. Spesen privater Konten hingegen nicht.

Voll absetzbar: Pflichtbeiträge (Wirtschaftskammer, Sozialversicherung, Berufskammer). Bedingt absetzbar: Freiwillige Mitgliedschaften in Berufsverbänden, wenn betrieblicher Nutzen nachgewiesen.

Kosten für Steuerberater, Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt — soweit betrieblich veranlasst — sind vollständig absetzbar. Rechnungen sollten den konkreten Auftrag/Leistungszeitraum ausweisen.

Absetzbar nur bei typischer Berufskleidung mit nahezu ausschließlichem Berufsbezug (Arztmantel, Kochuniform, Richterrobe, Sicherheitsschuhe). Normale Alltagskleidung — auch wenn ausschließlich im Büro getragen — ist nie absetzbar.

Kosten für Betriebsausflüge und Betriebsveranstaltungen sind beim Arbeitgeber als Personalaufwand voll absetzbar – auch über €365 hinaus. Die €365 pro Mitarbeiter und Jahr (§ 3 Abs. 1 Z 14 EStG) sind keine Betriebsausgaben-Grenze, sondern die Grenze, bis zu der der Vorteil beim Mitarbeiter lohnsteuer- und SV-frei bleibt; ein übersteigender Vorteil wird beim Mitarbeiter steuerpflichtig.

Bewirtungskosten sind zu 50 % absetzbar, wenn nachgewiesen wird, dass die Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche Veranlassung weitaus überwiegt (§ 20 Abs. 1 Z 3 EStG) – z.B. Geschäftsessen mit konkreter Auftragsverhandlung oder Produktpräsentation. Ein allgemeines „Kontakte pflegen" reicht nicht. Nachweis: Beleg mit Namen der Gäste und Anlass. Der Vorsteuerabzug steht bei unternehmerisch veranlasster, nachgewiesener Werbebewirtung zu 100 % zu (§ 12 Abs. 2 Z 2 UStG). Reine Repräsentationsbewirtung ist gar nicht absetzbar.

Verpflegung von Mitarbeitern bei Dienstbesprechungen, Arbeitssitzungen und Betriebsveranstaltungen ist beim Arbeitgeber als Personalaufwand voll absetzbar. Die €365 pro Mitarbeiter und Jahr betreffen nur die Steuerfreiheit beim Mitarbeiter (siehe Betriebsausflüge), nicht die Abzugsfähigkeit beim Arbeitgeber.

Eine normale Sehhilfe ist Privatsache – auch wenn du sie bei der Arbeit brauchst. Absetzbar sind Schutzbrillen sowie spezielle Bildschirmarbeitsbrillen, wenn die berufliche Veranlassung nachgewiesen ist (Verordnung für Bildschirmarbeit).

Papier, Stifte, Druckertinte/-toner, Briefumschläge, Ordner, Kleber, Heftklammern etc. — voll absetzbar als laufende Betriebsausgabe. Kleinstbeträge ohne Einzelbeleg können mit Kassenbon nachgewiesen werden.

Bis €1.000 (netto bei Vorsteuerabzug, brutto ohne Vorsteuerabzug – siehe Geringwertige Wirtschaftsgüter): Sofortabschreibung. Darüber: AfA über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (Orientierung: 3 Jahre). Bei Privatnutzung ist ein Privatanteil nach der tatsächlichen Nutzung auszuscheiden – eine allgemeine Pauschale gibt es nicht, die Schätzung muss nachvollziehbar sein. Zubehör (Maus, Tastatur, Headset, Monitor) ebenfalls absetzbar.

Depotgebühren und andere Kosten von Wertpapieren sind auch im Betriebsvermögen nicht absetzbar, soweit die Erträge dem besonderen Steuersatz von 27,5 % unterliegen (§ 20 Abs. 2 EStG) – das betrifft praktisch alle Aktien, Fonds und Anleihen. Absetzbar nur bei Kapitalvermögen, das dem Tarif unterliegt (z.B. bestimmte Beteiligungen). Private Depots: nie Betriebsausgabe.

Das Disagio (Abgeld) bei Kreditaufnahme ist ein zinsähnlicher Aufwand und als Betriebsausgabe absetzbar – aber nicht sofort: Bilanzierer aktivieren es und verteilen es über die Kreditlaufzeit. Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen Vorauszahlungen von Fremdkapitalkosten nach § 19 Abs. 3 EStG gleichmäßig über den Zeitraum verteilen, wenn sie über das laufende und das folgende Jahr hinausreichen.

Jährliche Domaingebühren, Hosting-Abonnements, SSL-Zertifikate, E-Mail-Hosting — alles voll absetzbar als laufende Betriebsausgabe.

Schreibtisch, Bürosessel, Regal, Schrank für betriebliche Räume: Bis €1.000 (netto bei Vorsteuerabzug, brutto ohne Vorsteuerabzug – siehe Geringwertige Wirtschaftsgüter) Sofortabschreibung, darüber AfA über die Nutzungsdauer (Orientierung: Büromöbel 13 Jahre). In der Privatwohnung gelten die Regeln zum Arbeitszimmer: Möbel in einem anerkannten Arbeitszimmer sind absetzbar; beim kleinen Arbeitsplatzpauschale ergonomisches Mobiliar bis €300/Jahr. Eine freie prozentuelle Aufteilung gibt es hier nicht.

Inkassogebühren, Mahnspesen und sonstige Kosten für die Eintreibung betrieblicher Forderungen sind voll absetzbar.

Strom, Gas, Heizung für betrieblich genutzte Räume: voll absetzbar. In der Privatwohnung ist ein Flächenanteil nur absetzbar, wenn ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorliegt (siehe Arbeitszimmer); sonst deckt die Arbeitsplatzpauschale diese Kosten ab.

Reparaturen und Instandhaltungen, die den bisherigen Zustand wiederherstellen, sind sofort als Betriebsausgabe abzugsfähig (im Gegensatz zu Herstellungsaufwand, der aktiviert werden muss).

Veranstaltungen mit klarer Werbeleistung (Produktpräsentation, Kundenevent mit dokumentiertem Werbezweck) sind absetzbar; Bewirtungsanteile folgen der 50-%-Regel. Gemischte Unterhaltungs- und Werbeevents fallen unter Repräsentation (§ 20 Abs. 1 Z 3 EStG) und sind nicht allein durch rechnerische Aufteilung absetzbar – der Werbecharakter muss für die ganze Veranstaltung im Vordergrund stehen und dokumentiert sein. Reine Unterhaltung: nicht absetzbar.

Fachbücher, Fachzeitschriften und branchenspezifische Publikationen mit direktem Berufsbezug sind voll absetzbar. Allgemeine Tageszeitungen oder Allgemeinbildung → bedingt/nicht absetzbar.

Teilnahmegebühren sind voll absetzbar; Fahrt- und Nächtigungskosten nach den allgemeinen Reisekostenregeln; Verpflegung nicht nach Beleg, sondern nur über das Taggeld (siehe Reisekosten). Bei Mischprogrammen (Fachteil plus Freizeit) ist nur der fachliche Teil absetzbar; bei wiederkehrenden Tagungen am selben Ort die Regel zum weiteren Mittelpunkt der Tätigkeit beachten.

Für Selbständige sind Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte betrieblich veranlasst und damit Betriebsausgabe. Pendlerpauschale und Pendlereuro gibt es nur für Dienstnehmer, nicht für Unternehmer. Liegt das Fahrzeug im Betriebsvermögen (überwiegend betrieblich genutzt), sind die tatsächlichen Kosten anzusetzen; liegt es im Privatvermögen, das amtliche Kilometergeld (€0,50/km, max. 30.000 km/Jahr). Nachweis über Fahrtenbuch bzw. Aufzeichnungen. Wer daneben ein Dienstverhältnis hat, kann die Pendlerpauschale nur aus dem Dienstverhältnis geltend machen.

Fahrzeug im Privatvermögen (weniger als 50% der Jahreskilometer betrieblich): Amtliches Kilometergeld €0,50/km (PKW), max. 30.000 km/Jahr. Motorrad und Fahrrad: €0,25/km (seit 1.7.2025; Fahrrad max. 3.000 km/Jahr). Mitfahrer: +€0,15/km/Person. Das Kilometergeld deckt sämtliche Kfz-Kosten pauschal ab (AfA, Treibstoff, Versicherung, Service, Vignette, Maut, Parken).

Fahrzeug im Betriebsvermögen (überwiegend betrieblich genutzt): Alle tatsächlichen Kosten abzüglich Privatanteil – kein Kilometergeld; bei PKW und Kombi gilt die Luxustangente (siehe PKW). Es gilt entweder Kilometergeld oder tatsächliche Kosten, nie beides. Nachweis durch Fahrtenbuch oder gleichwertige Aufzeichnungen.

Freiwillige Leistungen an Mitarbeiter sind beim Arbeitgeber als Personalaufwand absetzbar. Davon getrennt ist die Frage, ob der Vorteil beim Mitarbeiter lohnsteuer- und SV-frei bleibt (§ 3 EStG): Essensgutscheine €8/Arbeitstag (Mahlzeiten) bzw. €2/Arbeitstag (Lebensmittel) · Betriebsveranstaltungen €365/Jahr · Sachgeschenke €186/Jahr · Zukunftssicherung €300/Jahr · Mitarbeitergewinnbeteiligung €3.000/Jahr · zielgerichtete Gesundheitsförderung und Impfungen ohne Betragsgrenze, wenn sie allen Mitarbeitern oder Gruppen angeboten werden. Über den Grenzen bleibt die Betriebsausgabe, der Mehrbetrag wird beim Mitarbeiter steuer- und SV-pflichtig.

Der normale Führerschein Klasse B gilt als Grundausstattung → nicht absetzbar. Ausnahme: Berufsspezifische Scheine (LKW Klasse C/E, Bus, Hubstapler, Baukran) die zwingend für die Berufsausübung notwendig sind → absetzbar.

Betrieblich genutzte Gebäude: AfA 2,5% p.a. (§ 8 Abs. 1 EStG, Nutzungsdauer 40 Jahre). Für Wohnzwecke überlassene Gebäude: 1,5% p.a. (66⅔ Jahre). Eine kürzere Nutzungsdauer muss nachgewiesen werden – in der Praxis durch Gutachten. Für Gebäude, die nach dem 30.6.2020 angeschafft oder hergestellt wurden, ist eine beschleunigte AfA möglich (erstes Jahr bis zum Dreifachen, zweites Jahr bis zum Doppelten des Normalsatzes); für bestimmte Wohngebäude gelten zusätzliche Sonderregeln. Grund und Boden sind nicht abschreibbar. Herstellungsaufwand ist zu aktivieren, Instandhaltung ist sofort absetzbar. Details: WKO – Abschreibung von Betriebsgebäuden.

Kreditgebühren, Bearbeitungsgebühren und Vermittlungsprovisionen für betriebliche Finanzierungen sind Betriebsausgaben, aber grundsätzlich über die Laufzeit des Kredits zu verteilen. Bilanzierer aktivieren sie; Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen sie nach § 19 Abs. 3 EStG verteilen, wenn sie über das laufende und das folgende Jahr hinausreichen.

Strafen und Geldbußen von Gerichten und Verwaltungsbehörden, Finanzstrafen, Diversionszahlungen und Verbandsgeldbußen sind nicht absetzbar (§ 20 Abs. 1 Z 5 EStG) – auch wenn sie im Betrieb entstanden sind (Parkstrafe auf Kundenfahrt, Überladung). Die nachgezahlte Steuer selbst ist davon getrennt zu beurteilen: betriebliche Steuern absetzbar, Einkommensteuer nicht.

Abnutzbare Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis €1.000 dürfen im Jahr der Anschaffung voll abgesetzt werden statt über die Nutzungsdauer (§ 13 EStG). Die Grenze gilt netto bei Vorsteuerabzug und brutto bei Unternehmern ohne Vorsteuerabzug (Kleinunternehmer, unecht befreite Leistungen wie Psychotherapie oder Heilmassage) – dort ist die Umsatzsteuer Teil der Anschaffungskosten. Beispiel: Laptop um €1.100 brutto = €917 netto → GWG mit Vorsteuerabzug, kein GWG ohne. Wirtschaftsgüter, die eine Sachgesamtheit bilden (z. B. Schreibtisch mit Aufsatz), werden zusammengerechnet.

Geschenke an Kunden und Geschäftspartner sind Repräsentationsaufwand und nicht absetzbar (§ 20 Abs. 1 Z 3 EStG) – auch nicht zur Hälfte. Eine ertragsteuerliche €40-Grenze gibt es nicht. Absetzbar sind nur Werbeartikel mit erkennbarem Werbecharakter (Firmenlogo, Streuwerbung) – siehe Werbeartikel. Die €40 pro Empfänger und Jahr sind eine umsatzsteuerliche Grenze: bis dahin gilt ein Geschenk als geringwertig und löst keinen Eigenverbrauch aus. Geschenke an Mitarbeiter: bis €186/Jahr beim Mitarbeiter steuerfrei, beim Arbeitgeber Personalaufwand.

Betrieblich veranlasste Kosten vor und bei der Gründung (Beratung, Firmenbuch, Gewerbeanmeldung, Notar) sind als vorweggenommene Betriebsausgaben absetzbar – auch aus dem Jahr vor der Eröffnung, wenn die Gründungsabsicht nachweisbar ist. Kosten, die zu einem Wirtschaftsgut gehören (z.B. Notarkosten beim Kauf eines Betriebsgrundstücks), sind Teil der Anschaffungskosten und werden aktiviert.

Aufwand für Impfungen, Vorsorgeuntersuchungen und betriebliche Gesundheitsförderung ist beim Arbeitgeber Personalaufwand und absetzbar. Beim Mitarbeiter bleibt der Vorteil nach § 3 Abs. 1 Z 13 lit. a EStG steuerfrei, wenn die Maßnahme zielgerichtet und wirkungsorientiert ist (Präventionsangebote nach den Vorgaben der Sozialversicherung) und allen Mitarbeitern oder bestimmten Gruppen angeboten wird – eine Betragsgrenze gibt es dafür nicht. Ein allgemeines Fitnessstudio-Abo ist davon nicht erfasst.

Webhosting, Domainregistrierung, E-Mail-Dienste (Google Workspace, Microsoft 365 etc.) sind laufende Betriebsausgaben und voll absetzbar.

Flyer, Broschüren, Kataloge, Produktmuster, Preislisten — voll absetzbar als Werbeausgaben.

Bei ausschließlich betrieblicher Nutzung voll absetzbar. Bei gemischter Nutzung (Homeoffice und privat) nur der betriebliche Anteil, ermittelt nach den tatsächlichen Verhältnissen oder nachvollziehbar geschätzt – eine allgemeine Pauschale gibt es nicht.

Pflichtbeiträge zur Wirtschaftskammer Österreich (Grundumlage, Kammerumlage 1 und 2) sind voll als Betriebsausgabe absetzbar.

Amtliches Kilometergeld für betriebliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug (weniger als 50% der Jahreskilometer betrieblich): €0,50/km (PKW), €0,25/km (Motorrad/Moped und Fahrrad, seit 1.7.2025), max. 30.000 km/Jahr (Fahrrad 3.000 km). Mitfahrer: +€0,15/km/Person. Damit sind alle Kfz-Kosten abgegolten – auch Vignette, Maut und Parken. Nachweis durch Fahrtenbuch oder gleichwertige Aufzeichnungen (Datum, Ziel, Zweck, Kilometer).

Der Kirchenbeitrag ist eine Sonderausgabe (2026 bis €600/Jahr absetzbar, § 18 Abs. 1 Z 5 EStG) – keine Betriebsausgabe.

Bei Operating-Leasing (Leasinggeber bleibt wirtschaftlicher Eigentümer) sind die Leasingraten für betrieblich genutzte Maschinen und Geräte laufender Aufwand. Bei Finanzierungsleasing mit wirtschaftlichem Eigentum beim Leasingnehmer ist das Wirtschaftsgut zu aktivieren und abzuschreiben; die Raten sind dann Tilgung plus Zinsaufwand. Bei PKW-Leasing zusätzlich Luxustangente (€40.000) und Leasingaktivposten beachten.

Laufende Nutzungsgebühren für Software, Patente, Marken oder Urheberrechte sind laufender Aufwand. Der entgeltliche Erwerb eines längerfristigen Rechts (z.B. Kauf einer Lizenz für mehrere Jahre, Markenkauf) ist ein immaterielles Wirtschaftsgut, wird aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben.

Bruttolöhne und -gehälter inklusive 13. und 14. Bezug sowie alle Lohnnebenkosten sind voll absetzbar: Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung, Dienstgeberbeitrag zum FLAF (DB, 3,7 %), Zuschlag zum DB (DZ, je Bundesland verschieden), Kommunalsteuer (3 % der Lohnsumme) und Beiträge zur Betrieblichen Vorsorgekasse (1,53 %). Die genauen SV-Sätze findest du jährlich bei der ÖGK.

Standmiete, Standbau, Werbematerial und Teilnahmegebühren für Fachmessen sind voll absetzbar. Fahrt- und Nächtigungskosten nach den allgemeinen Reisekostenregeln, Verpflegung nur über das Taggeld (siehe Reisekosten).

Miete für Büro, Lager, Werkstatt oder Gewerbeflächen ist voll absetzbar. Bei gemischt genutzten Räumen (privat + betrieblich): nur der betriebliche Anteil.

Die GIS gibt es seit 2024 nicht mehr. Der ORF-Beitrag für Unternehmen knüpft an die Kommunalsteuerpflicht an: Er ist nach der Lohnsumme des Betriebs gestaffelt und ist als betriebliche Abgabe absetzbar. Ein-Personen-Unternehmen ohne Mitarbeiter zahlen keinen betrieblichen ORF-Beitrag – der private ORF-Beitrag für die Wohnung ist keine Betriebsausgabe. Davon getrennt: AKM-/Musiknutzungsentgelte für Hintergrundmusik in Geschäft, Praxis oder Lokal sind Betriebsausgabe.

Notarkosten für betrieblich veranlasste Verträge, Gesellschafterverträge, Grundstückstransaktionen oder Umgründungen sind absetzbar. Bei Kauf von Betriebsvermögen: ggf. Aktivierung als Teil der Anschaffungskosten.

Laufende Abonnements für Cloud-Software, SaaS-Dienste (CRM, Buchhaltungssoftware, Projektmanagement, Newsletter-Tools, Design-Tools etc.) sind als laufende Betriebsausgabe voll absetzbar — unabhängig von der Höhe.

Parkgebühren bei betrieblichen Fahrten (Kundenbesuche, Reisen, Betriebsstätte) sind Betriebsausgabe – für Unternehmer auch beim täglichen Parken am Betriebsort; die Pendlerpauschale ist ein reines Dienstnehmer-Thema. Ausnahme: Wird für ein Privatfahrzeug das Kilometergeld angesetzt, sind Parkgebühren damit abgegolten. Parkstrafen: nie absetzbar.

PKW im Betriebsvermögen (mehr als 50 % der Jahreskilometer betrieblich – sonst Privatvermögen und Kilometergeld, siehe Fahrtkosten): Die tatsächlichen Kfz-Kosten sind absetzbar, ein Privatanteil laut Fahrtenbuch ist auszuscheiden. Für PKW und Kombi gilt eine steuerliche Mindestnutzungsdauer von 8 Jahren. Luxustangente €40.000 (Brutto-Anschaffungskosten inkl. USt und NoVA): Bei höheren Anschaffungskosten werden die wertabhängigen Kosten anteilig gekürzt – AfA bzw. Leasingaufwand, Zinsen, Kasko- und Haftpflichtversicherung inkl. motorbezogener Versicherungssteuer sowie Reparatur- und Servicekosten, soweit sie vom Fahrzeugwert abhängen. Wertunabhängige Kosten wie Treibstoff bzw. Strom, Maut und Parkgebühren werden nicht gekürzt. Bei Verbrenner-PKW gibt es keinen Vorsteuerabzug (Ausnahmen: Fiskal-LKW, Taxi, Fahrschule, Mietwagen).

E-PKW (WKO, Stand 1.2.2026): Anders als beim Verbrenner ist der Vorsteuerabzug möglich – Voraussetzung mindestens 10 % unternehmerische Nutzung. Bis €40.000 brutto voller Vorsteuerabzug; zwischen €40.000 und €80.000 zunächst voller Abzug, aber Korrektur über die Aufwands-Eigenverbrauchsbesteuerung für den übersteigenden Teil; ab €80.000 kein Vorsteuerabzug. Ertragsteuerlich gilt auch beim E-PKW die Luxustangente €40.000 und die Mindestnutzungsdauer von 8 Jahren; für Anschaffungen ab 1.7.2020 ist die degressive AfA mit bis zu 30 % möglich. Ladestrom ist Betriebsausgabe und wird nicht gekürzt. Reine E-PKW sind weiterhin NoVA-befreit; seit 1.4.2025 unterliegen sie aber der motorbezogenen Versicherungssteuer. Der Sachbezug von 0 € gilt nur für die Überlassung eines emissionsfreien Dienstwagens an Mitarbeiter (inkl. Ladestrom beim Arbeitgeber; Ladestation daheim bis €2.000), nicht für den Unternehmer selbst. Quelle: WKO – Elektromobilität aus steuerlicher Sicht.

Beispiel 1: AK €40.000 → 100% der Kosten absetzbar.
Beispiel 2: AK €60.000 → Kürzung auf 66,7% (40.000/60.000).
Beispiel 3: AK €80.000 → Kürzung auf 50% (40.000/80.000).
Die Kürzung gilt für die wertabhängigen Kosten: AfA bzw. Leasingaufwand, Zinsen, Kasko- und Haftpflichtversicherung inkl. motorbezogener Versicherungssteuer sowie Reparatur- und Servicekosten, soweit sie vom Fahrzeugwert abhängen. Wertunabhängige Kosten wie Treibstoff bzw. Strom, Maut und Parken werden nicht gekürzt. Bei Gebrauchtwagen, die innerhalb von fünf Jahren nach der Erstzulassung gekauft werden, ist der damalige Neupreis für die Luxustangente maßgeblich.

Briefporto, Paketgebühren, Kurierdienste — alles für betriebliche Sendungen voll absetzbar.

Provisionen an Handelsvertreter, Vermittler und Vertriebspartner sind bei betrieblicher Veranlassung absetzbar. Schriftlicher Vertrag und Rechnung sind keine gesetzliche Voraussetzung, aber der übliche Nachweis. Bei Provisionen an nahe Angehörige gilt der Fremdvergleich: Vereinbarung und Zahlung müssen wie unter Fremden gestaltet sein.

Anwaltskosten für betrieblich veranlasste Angelegenheiten (Verträge, Forderungen, Arbeitsrecht, Unternehmensrecht, betriebliche Streitigkeiten) sind absetzbar. Nicht absetzbar: private Streitigkeiten und Kosten, die zu einem Wirtschaftsgut gehören (dann Anschaffungsnebenkosten). Bei Strafverfahren ist die Abzugsfähigkeit eingeschränkt – nur bei rein betrieblicher Veranlassung und Freispruch bzw. wenn kein privates Verschulden im Vordergrund steht.

Bei betrieblich veranlassten Reisen des Unternehmers (mindestens 25 km vom Betrieb, mehr als 3 Stunden Abwesenheit): Taggeld €30/Tag, bei Teilreisetagen €2,50 je angefangener Stunde, volles Taggeld ab mehr als 11 Stunden – ohne Beleg. Nächtigung €17 pauschal (inkl. Frühstück) oder tatsächliche Hotelkosten mit Beleg. Fahrtkosten: Kilometergeld oder tatsächliche Kosten (Bahn, Flug).

Weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit: Wer regelmäßig am selben Ort tätig ist, bekommt dort nur begrenzt Taggeld – bei durchgehender Tätigkeit für die ersten 5 Tage, bei regelmäßig wiederkehrender Tätigkeit (mindestens einmal wöchentlich) ebenfalls 5 Tage, bei unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit 15 Tage im Kalenderjahr. Danach gilt der Ort als weiterer Mittelpunkt und es steht kein Taggeld mehr zu.

Alle Kosten für Reparaturen und Wartung betrieblicher Wirtschaftsgüter (Maschinen, Fahrzeuge, EDV, Gebäude) sind als Erhaltungsaufwand sofort absetzbar — sofern kein wesentlicher Wertzuwachs entsteht (dann: Aktivierungspflicht).

Sachleistungen an Mitarbeiter (z.B. Dienstwagen, Dienstwohnung) sind als Betriebsausgabe absetzbar. Beim Arbeitnehmer: Sachbezugswert ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Beim Arbeitgeber: Lohnnebenkosten anfallen, aber Gesamtaufwand als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Facebook/Instagram/LinkedIn/TikTok Ads, Kosten für Foto-/Videoproduktion, Grafikdesign, Texter, Social-Media-Management — alles voll absetzbar als Werbeausgaben.

Einmalig gekaufte Lizenzen bis €1.000 (netto bei Vorsteuerabzug, brutto ohne Vorsteuerabzug – siehe Geringwertige Wirtschaftsgüter): Sofortabschreibung. Darüber: AfA über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (Orientierung: 3 Jahre; eine gesetzliche Mindestdauer gibt es nicht). Abonnements (monatlich oder jährlich): laufende Betriebsausgabe.

GSVG-Beiträge des Unternehmers (Kranken-, Unfall-, Pensionsversicherung) und die Pflichtbeiträge zur Selbständigenvorsorge (BV-Kasse, 1,53 %) sind Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 Z 1 EStG). Nachzahlungen aus der Nachbemessung ebenfalls. Rückerstattungen oder Gutschriften bereits abgesetzter Beiträge sind im Jahr des Zuflusses als Betriebseinnahme zu erfassen.

Spenden an begünstigte Empfänger (§ 4a EStG: Liste auf bmf.gv.at oder gesetzlich genannte Einrichtungen) sind als Betriebsausgabe absetzbar bis max. 10% des Gewinns des laufenden Jahres (vor Abzug der Spenden und des Gewinnfreibetrags). Der übersteigende Teil kann als Sonderausgabe berücksichtigt werden, soweit die 10%-Grenze des Gesamtbetrags der Einkünfte Deckung bietet. Spenden an nicht gelistete Empfänger sind nicht absetzbar.

Sponsoring ist absetzbar wenn eine wirtschaftlich nachvollziehbare Gegenleistung besteht (Logopositionierung, Nennung, Werbefläche). Reines Mäzenatentum ohne Gegenleistung → nicht absetzbar.

Honorare für Steuerberater, Bilanzbuchhalter und Wirtschaftsprüfer sind Betriebsausgabe, soweit sie den Betrieb betreffen (Buchhaltung, Jahresabschluss, betriebliche Steuererklärungen, Lohnverrechnung). Der Anteil für den privaten Bereich (z.B. Arbeitnehmerveranlagung, private Einkünfte) ist keine Betriebsausgabe, kann aber als Sonderausgabe abgesetzt werden (§ 18 Abs. 1 Z 6 EStG).

Absetzbar: Grundsteuer für Betriebsgrundstücke, Kommunalsteuer, Kfz-Steuer bzw. motorbezogene Versicherungssteuer für Betriebsfahrzeuge, Werbeabgabe, Zölle. Nicht absetzbar: Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Kapitalertragsteuer (§ 20 Abs. 1 Z 6 EStG). Umsatzsteuer ist bei Vorsteuerabzug ein Durchlaufposten; nicht abziehbare Umsatzsteuer ist Aufwand bzw. Teil der Anschaffungskosten.

Tageszeitungen, Wochenmagazine und andere Medien von allgemeinem Interesse gelten als privat – auch wenn sie beruflich nützliche Informationen enthalten (Aufteilungsverbot § 20 EStG). Absetzbar sind Fachzeitschriften mit spezifischem Bezug zur betrieblichen Tätigkeit.

Betriebliches Telefon oder Handy: voll absetzbar. Privates Gerät mit betrieblicher Nutzung: der betriebliche Anteil, ermittelt nach der tatsächlichen Nutzung oder nachvollziehbar geschätzt – eine allgemeine Pauschale gibt es nicht. Gerätekauf: bis €1.000 (netto bei Vorsteuerabzug, brutto ohne Vorsteuerabzug – siehe Geringwertige Wirtschaftsgüter) Sofortabschreibung, jeweils abzüglich Privatanteil.

Trinkgelder in ortsüblicher, angemessener Höhe sind absetzbar, wenn die zugrunde liegende Ausgabe betrieblich veranlasst ist (Geschäftsessen im Rahmen der 50-%-Regel, Hotel auf Reisen, Lieferung). Eine Prozentgrenze gibt es nicht. Nachweis: Vermerk am Beleg oder Eigenbeleg.

Beratungs-, Notar- und Firmenbuchkosten bei Umwandlung, Verschmelzung, Spaltung oder Einbringung sind grundsätzlich Betriebsausgaben. Je nach Vorgang können Kosten aber als Anschaffungs- oder Transaktionsnebenkosten zu aktivieren sein oder Sonderregeln des Umgründungssteuergesetzes greifen – vorab mit dem Berater klären.

Der eigene Arbeitseinsatz des Einzelunternehmers ist keine Betriebsausgabe – er ist der Gewinn. Bei Personengesellschaften (OG, KG) sind Vergütungen an Gesellschafter für ihre Tätigkeit steuerlich Teil ihres Gewinnanteils (Sondervergütungen), nicht Personalaufwand der Gesellschaft. Bei der GmbH ist das Geschäftsführergehalt Betriebsausgabe der Gesellschaft, muss beim Gesellschafter-Geschäftsführer aber fremdüblich sein; ab 25 % Beteiligung bezieht der Geschäftsführer Einkünfte aus selbständiger Arbeit.

Bilanzierer: Uneinbringliche Forderungen werden abgeschrieben, zweifelhafte wertberichtigt – gewinnmindernd. Nachweis: Insolvenz, fruchtlose Exekution, erfolglose Mahnungen. Einnahmen-Ausgaben-Rechner: Eine nicht bezahlte Rechnung wurde nie als Einnahme erfasst, ihr Ausfall ist daher keine zusätzliche Betriebsausgabe – es fehlt schlicht die Einnahme. Gesondert zu beachten: Die bereits abgeführte Umsatzsteuer kann bei Uneinbringlichkeit berichtigt werden (§ 16 UStG).

Auf betrieblichen Reisen (mindestens 25 km vom Betrieb, mehr als 3 Stunden Abwesenheit): €30/Tag als Taggeld ohne Beleg (ab mehr als 11 Stunden); bei kürzerer Abwesenheit €2,50 je angefangener Stunde. Ausland: länderspezifische Sätze. Kein Taggeld mehr, sobald am selben Ort ein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit entstanden ist (siehe Reisekosten: 5 bzw. 15 Tage).

Absetzbar sind Versicherungen, die ein betriebliches Risiko abdecken: Betriebshaftpflicht, Berufshaftpflicht, Betriebsunterbrechung, betrieblicher Rechtsschutz, Versicherungen für betriebliche Fahrzeuge und Gebäude. Bei D&O-Versicherungen kommt es auf die betriebliche Veranlassung und den Versicherungsnehmer an.

Persönliche Versicherungen des Unternehmers – private Kranken-, Unfall-, Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherung – sind keine Betriebsausgaben, auch wenn sie das Einkommen absichern sollen; sie gehören zur privaten Lebensführung. Ob im Einzelfall eine andere Behandlung greift, hängt von Art und Ausgestaltung der Versicherung ab.

Visitenkarten sind klassisches Werbematerial — voll als Betriebsausgabe absetzbar.

Fort- und Weiterbildung mit konkretem Zusammenhang zur ausgeübten oder einer verwandten Tätigkeit (Fachseminare, Supervision für Berater und Therapeuten, Business-Coaching zu Preisen, Organisation, Finanzen) ist absetzbar, inklusive Fahrt- und Nächtigungskosten nach den Reisekostenregeln. Persönlichkeits- oder Lebens-Coaching mit wesentlicher privater Mitveranlassung ist nicht oder nur eingeschränkt absetzbar. Entscheidend: Programm und Nutzen für den Betrieb dokumentieren.

Werbeartikel mit erkennbarem Werbecharakter (Firmenaufdruck, Streuwerbung wie Kugelschreiber, Kalender, USB-Sticks) sind Werbeaufwand und voll absetzbar – ohne ertragsteuerliche Betragsgrenze. Die €40 pro Empfänger und Jahr sind eine umsatzsteuerliche Grenze (Geschenke von geringem Wert ohne Eigenverbrauch). Fehlt der Werbecharakter, handelt es sich um ein Geschenk und damit um nicht absetzbare Repräsentation.

Online-Werbung (Google Ads, Social Media Ads), Print-Werbung, Außenwerbung, Radio-/TV-Spots, Sponsoring mit Gegenleistung — alles voll absetzbar als Betriebsausgabe.

Die Mehrkosten für ein Wunschkennzeichen sind in der Regel persönliche Vorliebe und keine Betriebsausgabe. Ausnahme nur, wenn der Werbezweck eindeutig im Vordergrund steht – etwa einheitliche Firmenkennzeichen für den gesamten Fuhrpark, die den Firmennamen zeigen.

Transaktionsgebühren von Stripe, PayPal, Klarna, Square oder anderen Zahlungsdienstleistern für betriebliche Zahlungen sind voll als Betriebsausgabe absetzbar.

Zinsen für betriebliche Kredite, Kontokorrentzinsen des Geschäftskontos und Finanzierungskosten für Betriebsmittel: voll absetzbar. Ebenso die Spesen des Firmenkontos (Kontoführung, Buchungszeilen, Kartengebühren, Überweisungs- und Zahlungsspesen). Zinsen für private Kredite und Spesen des Privatkontos: nicht absetzbar. Zinsen für die Finanzierung von Wertpapieren, deren Erträge dem Sondersteuersatz unterliegen, sind auch im Betriebsvermögen nicht absetzbar (§ 20 Abs. 2 EStG). Die Trennung betrieblicher und privater Schulden gehört dokumentiert.

Zölle und Einfuhrabgaben bei betrieblichen Importen sind Betriebsausgabe. Bei importiertem Anlagevermögen gehören sie zu den Anschaffungskosten und werden mit abgeschrieben. Bei Waren: Einnahmen-Ausgaben-Rechner setzen sie mit der Zahlung ab (Ausnahme: bestimmte Umlaufgüter nach § 4 Abs. 3 EStG), Bilanzierer aktivieren sie in den Vorräten und erfassen den Aufwand beim Verkauf.