Reisekostenabrechnung in Österreich: Taggelder, Nächtigungskosten und was wirklich absetzbar ist

Dienstreisen kosten Geld – und ein großer Teil davon ist steuerlich absetzbar oder steuerfrei erstattbar. In Österreich gibt es klare Regeln für Taggelder, Nächtigungskosten und Fahrtkosten. Wer diese kennt und korrekt anwendet, spart bares Geld.

Zwei Welten: Selbstständige und Dienstnehmer

Die Beträge sind dieselben, die Logik ist eine andere – und genau da passieren die meisten Fehler:

Für Selbstständige: Reisekosten als Betriebsausgabe

Eine betrieblich veranlasste Reise liegt vor, wenn du dich mindestens 25 km vom Mittelpunkt deiner Tätigkeit entfernst und mehr als 3 Stunden abwesend bist. Taggeld und Nächtigungsgeld setzt du als Betriebsausgabe an (§ 4 Abs. 5 EStG) – ohne Einzelbeleg für die Verpflegung. Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sind beim Unternehmer betriebliche Fahrten, keine Reise; eine Pendlerpauschale gibt es für Selbstständige nicht.

Weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit: Wer regelmäßig am selben Ort tätig ist, bekommt dort nur begrenzt Taggeld – bei durchgehender Tätigkeit für die ersten 5 Tage, bei regelmäßig wiederkehrender Tätigkeit (mindestens einmal wöchentlich) ebenfalls 5 Tage, bei unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit 15 Tage im Kalenderjahr. Danach gilt der Ort als weiterer Mittelpunkt und es steht kein Taggeld mehr zu. Das trifft Berater mit Stammkunden und Therapeuten mit Zweitpraxis besonders oft.

Für Dienstnehmer: steuerfreier Reisekostenersatz

Bei einer Dienstreise verlässt der Dienstnehmer im Auftrag des Arbeitgebers seinen Dienstort. Der Arbeitgeber kann Taggeld, Nächtigungsgeld und Fahrtkosten nach § 26 Z 4 EStG steuer- und SV-frei ersetzen; ob und wie viel er zahlen muss, regelt der Kollektivvertrag. Zahlt er nichts, bleiben Werbungskosten. Fahrten Wohnung–Arbeitsstätte sind keine Dienstreise – dafür gibt es Pendlerpauschale und Pendlereuro. Auch hier gilt die Regel zum weiteren Mittelpunkt der Tätigkeit.

Inlandstaggeld: Die aktuellen Sätze 2026

Das Taggeld im Inland (Betriebsausgabe beim Selbstständigen, steuerfreier Ersatz beim Dienstnehmer) beträgt € 30 pro Tag bei einer Abwesenheit von mehr als 11 Stunden. Für kürzere Reisen gilt:

• Mehr als 3 Stunden: ein Zwölftel pro angefangener Stunde, also € 2,50 – und zwar für jede Stunde der Reise, nicht erst ab der vierten
• Mehr als 11 Stunden: € 30 (volles Tagesgeld)

Nächtigungsgeld: Übernachtungskosten richtig abrechnen

Wer auf einer Dienstreise übernachtet, kann wählen:

• Pauschale: € 17 pro Nacht (kein Beleg nötig)
• Tatsächliche Kosten: Hotelrechnung mit Beleg abrechnen

Für beide gilt: Die Pauschale von € 17 (inkl. Frühstück) ohne Beleg oder die tatsächlichen Hotelkosten mit Beleg. Da ein Hotel praktisch immer mehr kostet, ist der Beleg in der Regel die bessere Wahl.

Auslandsreisen: Höhere Taggelder

Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Taggelder, die in der Bundesreisegebührenvorschrift geregelt sind und meistens höher als die Inlandssätze sind. Beispiele:

• Deutschland: € 35,30 pro Tag (Nächtigung € 27,90)
• Schweiz: € 36,80 pro Tag (Nächtigung € 32,70)
• USA: € 52,30 pro Tag, New York/Washington € 65,40 (Nächtigung € 42,90 bzw. € 51,00)

Stand 1.1.2026 laut WKO-Liste. Diese Sätze werden regelmäßig aktualisiert – immer die aktuelle Liste prüfen.

Fahrtkosten auf Dienstreisen

Neben Taggeldern können auch die Fahrtkosten abgesetzt werden:

• Öffentliche Verkehrsmittel: tatsächliche Ticketkosten mit Beleg
• Taxi/Mietwagen: mit Beleg
• Privates Fahrzeug: Kilometergeld (€ 0,50/km für PKW)
• Flug/Bahn: tatsächliche Kosten mit Beleg

Mehrtägige Reisen und private Verlängerung

Bei mehrtägigen Dienstreisen, die über das Wochenende gehen, gibt es besondere Regelungen. Tagegelder gelten grundsätzlich für jeden Reisetag. Bei Reisen die ausschließlich privat verlängert werden (Urlaub dranhängen), ist nur der berufliche Teil abzugsfähig – hier ist Sorgfalt bei der Dokumentation gefragt.

Aufbewahrungspflicht: Was du archivieren musst

Alle Belege zu Dienstreisen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Eine ordentliche Spesenabrechnung enthält:

• Datum und Dauer der Reise
• Reisezweck (beruflicher Anlass, Kundenname etc.)
• Alle Originalbelege (Hotel, Fahrkarten, Restaurantbelege)
• Bei Dienstnehmern: Unterschrift und Genehmigung durch den Arbeitgeber; bei Selbstständigen: Eigenbeleg mit Zweck und Dauer der Reise

Häufige Fragen

Wie hoch ist das Taggeld im Inland?

Bis zu 30 Euro pro Tag bei mehr als elf Stunden Abwesenheit. Ab mehr als drei Stunden werden 2,50 Euro pro angefangener Stunde berechnet.

Wie rechne ich Nächtigungskosten ab?

Entweder pauschal mit 17 Euro pro Nacht ohne Beleg oder mit den tatsächlichen Kosten laut Hotelrechnung – für Selbstständige wie Dienstnehmer. Da ein Hotel fast immer mehr kostet, ist der Beleg meist die bessere Wahl.

Gelten Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als Dienstreise?

Nein. Beim Dienstnehmer gibt es dafür Pendlerpauschale und Pendlereuro; beim Selbstständigen sind Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte betriebliche Fahrten (Kilometergeld oder tatsächliche Kosten), aber keine Reise mit Taggeld.

Wie hoch sind die Taggelder für Auslandsreisen?

Sie sind länderspezifisch in der Reisegebührenvorschrift geregelt, etwa 35,30 Euro für Deutschland, 36,80 Euro für die Schweiz oder 52,30 Euro für die USA (Stand 2026). Die aktuelle Liste sollte immer geprüft werden.

Wie lange muss ich Reisekostenbelege aufbewahren?

Sieben Jahre. Eine ordentliche Abrechnung enthält Datum, Dauer, Reisezweck und alle Originalbelege.

Klaus Brunner – Finanzbuddha

Öffentlich bestellter Bilanzbuchhalter (BiBuG), zertifizierter Unternehmensberater (WKO). 21 Jahre Berufserfahrung, Geschäftsführer der BT Bilanzbuchhaltungs OG in Marchtrenk, über 1.000 Unternehmen begleitet. Spezialisiert auf Gründer und Selbstständige in Österreich.

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