Buchhaltung ist für die meisten Selbstständigen ein notwendiges Übel. Dabei reicht ein einfaches System, das konsequent durchgezogen wird – und das spart am Ende viel Geld und Ärger.
Was musst du aufheben – und wie lange?
In Österreich gilt die 7-jährige Aufbewahrungspflicht für alle steuerrelevanten Unterlagen. Dazu zählen:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Kontoauszüge und Kassabons
- Verträge und Lieferscheine
- Lohnunterlagen (10 Jahre für Sozialversicherungszwecke)
Auch digitale Belege – z. B. E-Mail-Rechnungen oder Online-Shop-Quittungen – sind zulässig, sofern ihre Echtheit und Lesbarkeit gewährleistet ist.
Digitales Ablagesystem: So funktioniert es
Mein Praxis-Tipp: Erstelle sofort nach Erhalt eines Belegs eine digitale Kopie (Scan oder Foto reicht). Benenne Dateien einheitlich: JJJJ-MM-TT_Lieferant_Betrag (z. B. 2026-09-01_Amazon_49,90). Lege alles in einem Cloud-Ordner ab, sortiert nach Jahr und Kategorie.
Tools wie Dext, Buchhaltungsbutler oder einfach Google Drive eignen sich für den Einstieg. Ab einem gewissen Auftragsvolumen lohnt sich Buchhaltungssoftware wie Lexware oder BMD.
Diese Ausgaben kannst du absetzen
Viele Selbstständige verschenken Geld, weil sie absetzbare Betriebsausgaben übersehen:
- Arbeitsmittel: Laptop, Smartphone, Kamera, Werkzeug
- Software und Cloud-Dienste
- Arbeitsplatzpauschale für die betriebliche Nutzung der Wohnung (bis zu 1.200 € bzw. 300 € pro Jahr – letztmalig für 2026, ab 2027 abgeschafft) sowie ergonomisches Mobiliar bis 300 €/Jahr
- Fortbildungen, Fachliteratur, Kurse
- Reisekosten und Diäten (bei nachgewiesener beruflicher Nutzung)
- Mobiltelefon und Internet (anteilig bei gemischter Nutzung)
- Berufskleidung (sofern ausschließlich beruflich genutzt)
Häufige Fragen
Wie lange müssen Belege in Österreich aufbewahrt werden?
Grundsätzlich sieben Jahre für alle steuerrelevanten Unterlagen. Lohnunterlagen sollten für Sozialversicherungszwecke zehn Jahre aufbewahrt werden.
Sind digitale Belege steuerlich anerkannt?
Ja. Gescannte oder fotografierte Belege sowie E-Mail-Rechnungen sind grundsätzlich zulässig, sofern Echtheit, Vollständigkeit und Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sind.
Welche Belege muss ich als Selbstständiger sammeln?
Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassabons, Verträge, Lieferscheine und gegebenenfalls Lohnunterlagen. Kurz: alles, was eine Einnahme oder Ausgabe belegt.
Wie organisiere ich meine Belege am einfachsten?
Sofort nach Erhalt digitalisieren, einheitlich benennen (zum Beispiel Datum_Lieferant_Betrag) und in einem Cloud-Ordner nach Jahr und Kategorie ablegen. Ab einem gewissen Volumen lohnt sich eine Buchhaltungssoftware.
Was passiert, wenn Belege fehlen?
Fehlende Belege können bei einer Prüfung dazu führen, dass Betriebsausgaben nicht anerkannt werden. Das erhöht die Steuerlast und kann im schlimmsten Fall zu einer Schätzung durch das Finanzamt führen.
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Quellen & weiterführende Links
