Erster Mitarbeiter als Einzelunternehmer: Kann sich mein Business das leisten?

Deine Aufträge werden mehr.

Deine Tage länger.

Du machst Kundenarbeit, Angebote, Organisation, E-Mails, Buchhaltung und irgendwann auch noch das, wofür du dich ursprünglich selbstständig gemacht hast.

Irgendwann kommt der Gedanke:

„Ich brauche einen Mitarbeiter.“

Vielleicht stimmt das.

Aber bevor du eine Stelle ausschreibst, solltest du eine andere Frage beantworten:

Kann dein Business diesen Mitarbeiter dauerhaft tragen?

Denn ein Mitarbeiter kostet dich nicht nur sein monatliches Bruttogehalt.

Es kommen Dienstgeberabgaben, Sonderzahlungen, Ausstattung, Lohnverrechnung, Einschulung und andere Kosten hinzu.

Und noch wichtiger:

Diese Kosten entstehen auch dann, wenn dein Umsatz einmal schwächer ist.

Deshalb rechnen wir in diesem Artikel nicht nur aus, was dein erster Mitarbeiter kostet.

Wir schauen uns an, was diese Stelle wirtschaftlich leisten muss, damit sie für dein Business funktioniert.

Was kostet ein Mitarbeiter in Österreich 2026?

Beginnen wir mit dem Bruttogehalt.

Dazu kommen auf Dienstgeberseite verschiedene Abgaben und Beiträge.

Für Arbeiter und Angestellte gelten 2026 unter anderem:

Position	2026
Dienstgeberanteil Sozialversicherung	20,98 %
Betriebliche Vorsorge	1,53 %
Dienstgeberbeitrag zum FLAF	3,70 %
Zuschlag zum DB	je nach Bundesland 0,31 % bis 0,40 %
Kommunalsteuer	grundsätzlich 3 %

In Oberösterreich beträgt der DZ 2026 beispielsweise 0,31 %.

Als erste Orientierung kannst du deshalb mit erheblichen zusätzlichen Dienstgeberkosten über dem Bruttogehalt rechnen.

Aber:

Bruttogehalt plus 30 Prozent ist noch keine vollständige Personalkostenrechnung.

Warum? Weil du auch berücksichtigen musst:

• Sonderzahlungen laut anzuwendendem Kollektivvertrag
• Urlaub
• Feiertage
• Krankenstände
• Einschulungszeit
• Arbeitsplatz und Arbeitsmittel
• Software und Lizenzen
• Lohnverrechnung
• Weiterbildung
• mögliche zusätzliche kollektivvertragliche Ansprüche
• und die Zeit, die du selbst für Führung brauchst.

Deshalb solltest du nicht nur fragen:

„Was kostet mich das Gehalt?“

Sondern:

„Was kostet mich dieser Arbeitsplatz insgesamt?“

Beispiel: 2.500 Euro brutto

Nehmen wir eine Mitarbeiterin mit 2.500 € Bruttogehalt pro Monat und einem Kollektivvertrag, der entsprechende Sonderzahlungen vorsieht.

Allein 14 Bruttobezüge ergeben 35.000 € brutto pro Jahr.

Dazu kommen die jeweiligen Dienstgeberabgaben und weitere Personalkosten.

Deine tatsächlichen Jahreskosten liegen daher deutlich über diesen 35.000 €.

Für eine erste unternehmerische Entscheidung kannst du mit deiner Lohnverrechnung eine Jahrespersonalkostenrechnung erstellen lassen.

Und genau diese Zahl gehört anschließend in deine Unternehmensplanung.

Nicht nur: 2.500 € pro Monat.

Sondern: Was kostet mich diese Stelle in einem gesamten Jahr?

Das ist die relevante Zahl.

Aber die Kosten sind nur die halbe Rechnung

Jetzt kommt die wichtigere Frage.

Nehmen wir an, die Stelle kostet dich insgesamt 45.000 € im Jahr.

Bedeutet das: 45.001 € zusätzlicher Umsatz und die Stelle rechnet sich?

Nein.

Denn von deinem Umsatz müssen möglicherweise noch weitere Kosten bezahlt werden.

Und dein Unternehmen soll schließlich nicht nur die Personalkosten decken.

Es soll auch Gewinn erwirtschaften.

Deshalb lautet die bessere Frage:

Welchen wirtschaftlichen Beitrag muss diese Stelle leisten?

Dafür gibt es grundsätzlich zwei typische Situationen.

Fall 1: Dein Mitarbeiter arbeitet direkt für Kunden

Beispielsweise Beratung, Handwerk, Agenturleistung, Behandlungen, Training, Programmierung oder andere verrechenbare Leistungen.

Dann kannst du relativ direkt rechnen.

• Wie viele Stunden arbeitet die Person?
• Wie viele davon sind tatsächlich verrechenbar?
• Welchen durchschnittlichen Umsatz erzielt eine verrechenbare Stunde?
• Welcher Umsatz entsteht daraus im Jahr?
• Welche direkten Kosten entstehen zusätzlich?
• Und was bleibt danach als Beitrag zu deinen übrigen Fixkosten und deinem Gewinn?

Der entscheidende Fehler wäre:

40 Wochenstunden × 52 Wochen × Verkaufspreis.

Denn nicht jede bezahlte Arbeitsstunde kann an einen Kunden verrechnet werden.

40 Stunden Arbeit sind nicht 40 Stunden Umsatz

Von der verfügbaren Arbeitszeit gehen unter anderem Zeiten ab für:

• Urlaub
• Feiertage
• Krankenstand
• interne Besprechungen
• Einschulung
• Weiterbildung
• Organisation
• Administration
• und mögliche Leerlaufzeiten.

Deshalb brauchst du für deine Kalkulation eine realistische Anzahl an produktiven beziehungsweise verrechenbaren Stunden.

Erst damit kannst du berechnen:

Was muss eine verrechenbare Stunde dieses Mitarbeiters erwirtschaften?

Genau dieselbe Logik gilt übrigens für deinen eigenen Stundensatz.

Fall 2: Dein Mitarbeiter entlastet dich

Das ist bei einem ersten Mitarbeiter besonders häufig.

Du stellst beispielsweise jemanden für Administration, Assistenz, Organisation, Kundenbetreuung, Backoffice, Terminverwaltung oder vorbereitende Tätigkeiten ein.

Diese Person erzeugt vielleicht keinen direkt verrechenbaren Umsatz.

Trotzdem kann die Stelle wirtschaftlich sinnvoll sein.

Wenn sie dir beispielsweise 15 Stunden pro Woche freispielt, stellt sich die Frage:

Was machst du mit diesen 15 Stunden?

Wenn die Antwort lautet: mehr Kundenarbeit, Vertrieb, Angebotsentwicklung, Führung oder andere Tätigkeiten mit höherem wirtschaftlichen Wert, kann die Stelle einen erheblichen Beitrag leisten.

Wenn du dagegen 15 Stunden Administration abgibst und die gewonnene Zeit einfach wieder mit anderen administrativen Aufgaben füllst, entsteht nicht automatisch ein wirtschaftlicher Vorteil.

Deshalb:

Delegierte Zeit ist erst dann wirtschaftlich wertvoll, wenn du weißt, wofür du sie verwenden wirst.

Das ist für mich einer der wichtigsten Punkte des gesamten Artikels.

Rechne nicht nur den Break-even

Nehmen wir vereinfacht an: Die neue Stelle kostet dich insgesamt 45.000 € pro Jahr.

Dann sollte dein Ziel nicht lauten:

„Wie bekomme ich irgendwie 45.000 € zusätzlichen Umsatz herein?“

Denn du übernimmst zusätzliches Risiko.

Du hast Fixkosten aufgebaut.

Du brauchst Liquidität.

Du investierst Führungszeit.

Und dein Unternehmen soll auch nach der Einstellung noch Gewinn erwirtschaften.

Deshalb würde ich drei Schwellen unterscheiden:

1. Kosten: Was kostet mich die Stelle insgesamt?
2. Break-even: Welchen zusätzlichen Deckungsbeitrag muss sie mindestens ermöglichen, damit die zusätzlichen Kosten gedeckt sind?
3. Ziel: Welchen wirtschaftlichen Mehrwert soll die Stelle darüber hinaus bringen?

Das ist Unternehmensführung.

Nicht einfach: Gehalt rein, Umsatz raus.

Warum der erste Mitarbeiter vor allem eine Liquiditätsentscheidung ist

Auf dem Papier kann eine Einstellung hochprofitabel aussehen.

Und trotzdem kann sie dein Unternehmen finanziell unter Druck bringen.

Warum?

Weil Kosten und Einnahmen nicht gleichzeitig entstehen.

Du bezahlst Gehalt, Abgaben, Arbeitsmittel, Software, Lohnverrechnung und andere laufende Kosten.

Der zusätzliche Umsatz kommt möglicherweise erst später.

Dann stellst du eine Rechnung.

Und vielleicht bezahlt dein Kunde weitere 14 oder 30 Tage später.

Dazwischen musst du die Personalkosten trotzdem finanzieren.

Rentabel bedeutet nicht automatisch liquide.

Deshalb solltest du vor der Einstellung zwei Rechnungen machen:

• Rentabilitätsrechnung: Lohnt sich die Stelle langfristig?
• Liquiditätsrechnung: Kann ich die Stelle finanzieren, bis der zusätzliche Umsatz tatsächlich auf meinem Konto ist?

Wie viel Reserve solltest du vor der Einstellung haben?

Hier würde ich bewusst keine allgemeine Regel wie „drei Monatsgehälter“ aufstellen.

Die notwendige Reserve hängt davon ab:

• Wie stabil ist dein Umsatz?
• Wie hoch sind deine bestehenden Fixkosten?
• Wie sicher ist dein Auftragsbestand?
• Wie schnell bezahlen deine Kunden?
• Wie schnell wird der Mitarbeiter produktiv?
• Wie stark schwankt dein Geschäft?
• Welche anderen Zahlungen stehen bevor?
• Und welche finanziellen Verpflichtungen entstehen zusätzlich?

Berechne deshalb mindestens ein realistisches und ein schlechteres Szenario.

Zum Beispiel: Was passiert, wenn mein Umsatz drei Monate lang 20 Prozent unter Plan liegt?

Kannst du dann weiterhin deinen Mitarbeiter bezahlen, deine Abgaben bezahlen, deine übrigen Kosten tragen und selbst von deinem Business leben?

Wenn ja, wird die Entscheidung deutlich robuster. Wie du so eine Planung aufbaust, liest du im Artikel zur Liquiditätsplanung.

Brauchst du wirklich einen Mitarbeiter?

Das ist eine unangenehme, aber wichtige Frage.

Denn:

Überlastung ist noch kein Business Case.

Nur weil du 60 Stunden pro Woche arbeitest, bedeutet das nicht automatisch, dass du jemanden einstellen solltest.

Vielleicht liegt das Problem woanders. Zum Beispiel:

• Deine Preise sind zu niedrig.
• Du hast zu viele unrentable Kunden.
• Deine Prozesse sind ineffizient.
• Du erledigst Tätigkeiten, die automatisiert werden könnten.
• Dein Angebot ist zu komplex.
• Du machst Arbeiten, die du gar nicht mehr anbieten solltest.
• Oder dein Business verdient schlicht noch nicht genug.

Dann kann ein Mitarbeiter das Problem sogar verschärfen.

Deshalb zuerst: Warum bin ich überlastet?

Und erst danach: Welche Aufgabe sollte jemand anderer übernehmen?

Was muss dein erster Mitarbeiter konkret übernehmen?

Schreib nicht: „Ich brauche jemanden, der mich unterstützt.“

Das ist keine Stellenbeschreibung und keine Kalkulationsgrundlage.

Schreib stattdessen konkret auf:

• Welche Aufgaben fallen an?
• Wie viele Stunden pro Woche brauchen diese Aufgaben?
• Welche davon müssen tatsächlich von einem Mitarbeiter erledigt werden?
• Welche davon könntest du automatisieren?
• Welche davon könntest du streichen?
• Welche davon könntest du extern vergeben?
• Welche davon erzeugen direkt oder indirekt wirtschaftlichen Mehrwert?

Erst danach weißt du, ob du 10 Stunden, 20 Stunden, 30 Stunden oder tatsächlich eine Vollzeitkraft brauchst.

Vollzeit, Teilzeit oder extern?

Nicht jede Entlastung braucht sofort eine Vollzeitstelle.

Teilzeit

Kann sinnvoll sein, wenn der Arbeitsanfall regelmäßig vorhanden ist, aber noch keine Vollzeitstelle trägt.

Geringfügige Beschäftigung

Die Geringfügigkeitsgrenze beträgt 2026 551,10 € monatlich. Aber auch eine geringfügige Beschäftigung ist ein echtes Dienstverhältnis mit entsprechenden arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Regeln.

Externer Dienstleister

Kann bei bestimmten klar abgrenzbaren Aufgaben sinnvoll sein.

Aber Vorsicht: Nur weil auf einer Rechnung „Honorar“ steht, liegt nicht automatisch eine selbstständige Tätigkeit vor.

Die tatsächliche Ausgestaltung der Zusammenarbeit ist entscheidend.

Das solltest du im Zweifel vorab rechtlich beziehungsweise sozialversicherungsrechtlich prüfen.

Was ändert sich rechtlich mit deinem ersten Mitarbeiter?

Mit der ersten Einstellung wirst du Arbeitgeber.

Damit entstehen verschiedene Pflichten.

Unter anderem musst du den Mitarbeiter vor Arbeitsantritt zur Sozialversicherung anmelden. Seit 1. Jänner 2026 gehört dabei auch das vereinbarte Arbeitszeitausmaß zu den Pflichtangaben.

Außerdem musst du unter anderem den richtigen Kollektivvertrag und die korrekte Einstufung prüfen sowie die Arbeitnehmerschutzvorschriften beachten. Der anzuwendende Kollektivvertrag richtet sich grundsätzlich nach der für den Betrieb maßgeblichen Gewerbeberechtigung.

Ein Dienstzettel ist grundsätzlich bei Dienstbeginn auszustellen. Liegt ein schriftlicher Arbeitsvertrag vor, der sämtliche erforderlichen Angaben des Dienstzettels enthält, ist kein zusätzlicher Dienstzettel notwendig.

Auch die Arbeitsplatzevaluierung ist bereits bei einem einzigen Arbeitnehmer erforderlich.

Dazu kommen beispielsweise:

• Lohnkonto
• laufende Lohnverrechnung
• Abgaben und Meldungen
• Arbeitszeitaufzeichnungen, soweit erforderlich
• Urlaubsverwaltung
• Krankenstände
• Arbeitnehmerschutz
• und weitere Pflichten abhängig vom konkreten Arbeitsverhältnis.

Deshalb würde ich vor der ersten Einstellung immer die organisatorische Seite genauso vorbereiten wie die finanzielle.

Der Faktor, den fast niemand kalkuliert: deine Zeit

Ein neuer Mitarbeiter spart dir nicht ab Tag 1 Zeit.

Am Anfang kostet er Zeit.

Du musst einschulen, erklären, kontrollieren, Fragen beantworten, Prozesse dokumentieren, Feedback geben und Verantwortung abgeben lernen.

Das ist normal.

Aber diese Zeit gehört in deine Entscheidung.

Denn aus „Der Mitarbeiter übernimmt 20 Stunden meiner Arbeit“ werden nicht automatisch „Ich habe ab nächster Woche 20 Stunden mehr Zeit.“

Gerade in den ersten Monaten kann das Gegenteil passieren.

Langfristig sollte sich das ändern.

Aber nur, wenn du tatsächlich führst und Prozesse aufbaust. Mehr dazu im Artikel Unternehmensführung als Einzelunternehmer.

Der Finanzbuddha-Mitarbeiter-Check

Bevor du jemanden einstellst, solltest du sieben Zahlen beziehungsweise Antworten kennen.

1. Was kostet die Stelle pro Jahr? Nicht nur Bruttogehalt. Gesamtkosten.
2. Wie viele produktive Stunden entstehen? Nicht bezahlte Stunden. Wirtschaftlich nutzbare Stunden.
3. Welchen wirtschaftlichen Beitrag ermöglicht die Stelle? Direkt durch Kundenleistung oder indirekt durch deine freigewordene Zeit.
4. Wann entsteht dieser zusätzliche Umsatz? Sofort? Nach drei Monaten? Nach sechs Monaten?
5. Wann kommt das Geld tatsächlich aufs Konto? Umsatz und Zahlungseingang sind nicht dasselbe.
6. Welche Liquiditätsreserve brauchst du? Was passiert, wenn dein Plan schlechter läuft als erwartet?
7. Was machst du mit deiner frei gewordenen Zeit? Das ist bei einer Entlastungsstelle eine der wichtigsten Fragen.

Dein Mitarbeiter-Check in 45 Minuten

Nimm dir deine Zahlen und beantworte:

• Aufgabe: Was soll die Person konkret übernehmen?
• Zeit: Wie viele Stunden Arbeit sind das tatsächlich?
• Kosten: Was kostet die Stelle inklusive aller relevanten Arbeitgeberkosten und sonstigen Personalkosten pro Jahr?
• Nutzen: Welchen zusätzlichen wirtschaftlichen Beitrag ermöglicht sie?
• Liquidität: Wie lange kannst du die Stelle finanzieren, wenn der erwartete Mehrumsatz später kommt?
• Szenario: Was passiert, wenn dein Umsatz 20 Prozent unter deiner Planung liegt?
• Alternative: Brauche ich wirklich eine Anstellung oder wäre Teilzeit, externe Unterstützung, Automatisierung oder eine Prozessänderung sinnvoller?

Und dann kommt die entscheidende Frage:

Steht mein Business nach dieser Einstellung wirtschaftlich besser da als vorher?

Wenn du darauf keine klare Antwort hast, heißt das nicht automatisch, dass du nicht einstellen solltest.

Es heißt: Du brauchst zuerst bessere Zahlen.

Häufige Fragen

Was kostet ein Mitarbeiter 2026 zusätzlich zum Bruttogehalt?

Für Arbeiter und Angestellte beträgt der allgemeine Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung 2026 20,98 %. Hinzu kommen unter anderem 1,53 % Betriebliche Vorsorge, 3,70 % DB, der bundeslandabhängige DZ und grundsätzlich 3 % Kommunalsteuer. Die tatsächlichen Jahrespersonalkosten hängen allerdings unter anderem von Sonderzahlungen, Bemessungsgrundlagen, Kollektivvertrag und weiteren Kosten des Arbeitsplatzes ab.

Muss ich 14 Gehälter zahlen?

Das hängt insbesondere vom anzuwendenden Kollektivvertrag beziehungsweise der konkreten Rechtsgrundlage des Arbeitsverhältnisses ab. Viele österreichische Kollektivverträge sehen Sonderzahlungen vor. Der anzuwendende Kollektivvertrag richtet sich grundsätzlich nach der Gewerbeberechtigung des Arbeitgebers.

Wann muss ich meinen ersten Mitarbeiter anmelden?

Die Anmeldung zur Sozialversicherung muss vor Arbeitsantritt erfolgen.

Wie erkenne ich, ob sich ein Mitarbeiter rechnet?

Berechne zunächst die gesamten Jahreskosten. Stelle diesen anschließend den zusätzlichen wirtschaftlichen Beiträgen gegenüber, die der Mitarbeiter direkt oder durch deine freigewordene Zeit ermöglicht. Zusätzlich brauchst du eine Liquiditätsplanung, weil Kosten und zusätzliche Zahlungseingänge zeitlich auseinanderfallen können.

Kann ich meinen ersten Mitarbeiter geringfügig beschäftigen?

Ja, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Die monatliche Geringfügigkeitsgrenze liegt 2026 bei 551,10 €. Geringfügig bedeutet allerdings nicht „ohne Arbeitgeberpflichten“.

Ist ein externer Dienstleister günstiger?

Nicht automatisch. Entscheidend sind Kosten, benötigte Kapazität, Aufgaben und die tatsächliche Gestaltung der Zusammenarbeit. Außerdem darf ein echtes Dienstverhältnis nicht lediglich als selbstständige Tätigkeit bezeichnet werden.

Fazit: Dein erster Mitarbeiter sollte nicht nur Arbeit abnehmen

Ein Mitarbeiter kann dein Business auf die nächste Stufe bringen.

Aber die Einstellung sollte nicht die Antwort auf Erschöpfung sein.

Sie sollte eine wirtschaftlich geplante Entscheidung sein.

Deshalb:

• Berechne die gesamten Jahreskosten.
• Ermittle den wirtschaftlichen Beitrag der Stelle.
• Plane die Anlaufphase.
• Prüfe deine Liquidität.
• Rechne auch ein schlechteres Szenario.
• Kläre, wofür du deine frei gewordene Zeit verwendest.

Und frag dich am Ende:

Kann mein Business diesen Mitarbeiter nicht nur nächsten Monat, sondern dauerhaft tragen?

Denn das Ziel ist nicht, einfach jemanden einzustellen.

Das Ziel ist, ein Unternehmen aufzubauen, das weniger von dir abhängig ist und gleichzeitig wirtschaftlich besser funktioniert.