Der Zettel, den dir die Kassa nach jedem Barumsatz ausspuckt, bekommt Konkurrenz: Ab 1. Oktober 2026 gilt in Österreich der digitale Beleg aus der Registrierkasse als vollwertig erteilt – ganz ohne Betragsgrenze. Ein QR-Code am Kundendisplay oder ein Link reicht, damit die Belegerteilungspflicht erfüllt ist. Das klingt nach einer Kleinigkeit, betrifft aber jeden Friseursalon, jedes Café, jede Physiopraxis und jeden Marktstand, der bar kassiert. In diesem Artikel erfährst du, was sich beim digitalen Beleg konkret ändert, was du weiterhin tun musst und wie du dich in den nächsten drei Wochen sauber vorbereitest.
Digitaler Beleg 2026: Was sich bei der Registrierkasse konkret ändert
Grundlage ist eine Änderung des § 132a Bundesabgabenordnung (BAO), die das Finanzministerium im Rahmen des sogenannten „Registrierkassenpakets“ auf den Weg gebracht hat. Der Ministerrat hat das Paket am 10. Dezember 2025 beschlossen, das BMF bestätigt das Inkrafttreten mit 1. Oktober 2026 offiziell auf seiner Website.
Bisher war ein elektronischer Beleg zwar schon möglich, musste aber aktiv an den Kunden übermittelt werden – in der Praxis meist per E-Mail, was an der Kassa kaum jemand macht. Neu ist: Du hast ab Oktober zwei gleichwertige Wege, den Beleg digital zu erteilen:
- Übermittlung in den Verfügungsbereich des Kunden – zum Beispiel per E-Mail oder über eine App.
- Anzeige vor Ort – der Beleg wird auf einem dem Kunden zugewandten Bildschirm angezeigt, etwa als QR-Code oder Link, und der Kunde nimmt ihn mit dem eigenen Handy mit.
Papierbeleg und digitaler Beleg sind rechtlich gleichwertig. Eine bestimmte technische Form ist nicht vorgeschrieben – PDF, Textdatei oder ein strukturiertes Format wie XML sind alle zulässig.
Was bleibt gleich?
Der Beleg muss weiterhin unmittelbar bei der Barzahlung mit der Registrierkasse erstellt und signiert werden. An der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), an der Signatur und am Datenerfassungsprotokoll ändert sich nichts. Es geht ausschließlich um die Art, wie der Beleg zum Kunden kommt.
Das Recht auf den Papierbeleg bleibt – und das ist deine Pflicht
Hier liegt der Punkt, den viele übersehen werden: Der digitale Beleg ist eine Option, kein Zwang. Jeder Kunde – und jedes Organ der Finanzverwaltung – kann jederzeit einen Papierbeleg verlangen. Und zwar nicht nur direkt an der Kassa, sondern laut BMF auch nachträglich bis zum Geschäftsschluss desselben Tages. Der Kunde muss dazu den Geschäftsfall nur eingrenzen können: Betrag, Datum, Uhrzeit und die handelsübliche Bezeichnung.
Konkret heißt das: Du als Unternehmer entscheidest, ob du den Beleg auf Papier oder digital erteilst – der Kunde kann aber jederzeit einen Papierbeleg verlangen. Eine Möglichkeit zum Ausdruck eines physischen Belegs muss daher weiterhin bestehen. Wer ab Oktober nur noch einen QR-Code zeigt und auf Nachfrage keinen Papierbeleg liefern kann, verletzt die Belegerteilungspflicht.
Zwei weitere Details aus der BMF-Information, die du ernst nehmen solltest:
- Die Zurverfügungstellung des Belegs ist eine Bringschuld des Unternehmers. Der Kunde muss den Beleg ohne Ortswechsel und während des Bezahlvorgangs mitnehmen können. Ein Bildschirm hinter der Theke, den der Kunde nicht sieht, reicht nicht.
- Die Art der Belegerteilung muss im elektronischen Aufzeichnungssystem dokumentiert werden. Dein Kassensystem muss also festhalten, ob ein Beleg gedruckt, per E-Mail geschickt oder am Display angezeigt wurde.
Für wen ist das relevant – und für wen nicht?
Wichtig ist hier eine Unterscheidung, die oft durcheinandergebracht wird: Registrierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht sind zwei verschiedene Dinge. Die Registrierkassenpflicht greift grundsätzlich, wenn dein Jahresumsatz über 15.000 Euro liegt und davon mehr als 7.500 Euro bar kassiert werden – als „bar“ gelten dabei auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen vor Ort. Die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO gilt hingegen grundsätzlich für jeden Unternehmer bei Barzahlungen, auch wenn (noch) keine Registrierkassenpflicht besteht. Der Beleg kann dann auch händisch oder mit einem anderen System erstellt werden.
Wer als Berater, Coach oder IT-Freelancer ausschließlich Rechnungen mit Überweisung stellt, hat mit dem Thema in der Praxis kaum zu tun. Für Handel, Gastronomie, Friseure, Kosmetik, Therapeuten mit Barkassa, Markt- und Standlbetreiber ist es hingegen sehr relevant – und genau diese Betriebe profitieren davon, dass sie den Beleg künftig auch digital erteilen dürfen.
Was sich schon seit 1. Jänner 2026 geändert hat
Das Registrierkassenpaket hat bereits zu Jahresbeginn zwei Erleichterungen gebracht, die zum selben Bild gehören:
- Die Umsatzgrenze der „Kalte-Hände-Regelung“ (Umsätze im Freien, etwa Marktstände, Hütten oder Vereinskantinen) ist von 30.000 auf 45.000 Euro netto gestiegen. Bis dahin entfallen Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, wenn die übrigen Voraussetzungen der Barumsatzverordnung erfüllt sind.
- Die 15-Warengruppen-Regelung wurde ins Dauerrecht übernommen: Einzel-, Markt- und Wanderhändler dürfen Verkäufe weiterhin in bis zu 15 Warengruppen zusammenfassen, statt jeden Artikel einzeln zu erfassen.
Warum das Finanzamt gerade jetzt genau hinschaut
Die Erleichterung kommt nicht zufällig mit einem Nebensatz: „Das Recht auf Papierbeleg bleibt.“ Denn parallel wurde die Betrugsbekämpfung verschärft. Anfang 2026 hat die Steuerfahndung einen groß angelegten Registrierkassenbetrug in der Gastronomie aufgedeckt, bei dem Barumsätze ohne Beleg nachträglich per Manipulationssoftware gelöscht wurden. Im Juni 2026 wurden zudem die gesetzlichen Möglichkeiten für Auskünfte aus dem Kontenregister erweitert.
Die Botschaft an alle Betriebe mit Barumsätzen ist klar: Belege werden nicht weniger wichtig, nur weil sie digital sein dürfen. Wer den Beleg konsequent erstellt – egal ob am Papier oder am Display – hat bei einer Kassennachschau nichts zu befürchten. Wer schlampt, steht schnell im Verdacht.
Praxis-Tipp von Klaus: Ruf noch diese Woche deinen Kassenanbieter an und stell drei Fragen: 1. Gibt es bis 1. Oktober ein Update für die digitale Beleganzeige (QR-Code oder Link am Kundendisplay)? 2. Protokolliert das System automatisch, welche Belegart erteilt wurde? 3. Kann weiterhin jederzeit ein physischer Beleg ausgedruckt werden? Wenn eine dieser Antworten „Nein“ lautet, bleib bis auf Weiteres beim Papierbeleg – das ist rechtlich völlig in Ordnung und spart dir Diskussionen bei der nächsten Prüfung.
Deine Checkliste bis zum 1. Oktober 2026
- Betroffenheit prüfen: Kassierst du bar? Dann gilt grundsätzlich die Belegerteilungspflicht. Liegst du zusätzlich über 15.000 Euro Jahresumsatz und über 7.500 Euro Barumsatz, besteht auch Registrierkassenpflicht – und die neue digitale Belegerteilung wird für dich relevant.
- Kassensystem klären: Update für QR-Code- oder Link-Anzeige, Dokumentation der Belegart, Möglichkeit zum Ausdruck eines physischen Belegs weiterhin vorhanden.
- Kundendisplay checken: Der Bildschirm muss dem Kunden zugewandt sein und den Beleg lange genug anzeigen.
- Mitarbeiter einschulen: Wer an der Kassa steht, muss wissen, dass ein Papierbeleg jederzeit – auch nachträglich am selben Tag – herausgegeben werden muss.
- Nichts überstürzen: Der digitale Beleg ist freiwillig. Wenn dein System noch nicht so weit ist, druckst du einfach weiter.
Fazit: Weniger Zettel, gleiche Verantwortung
Der digitale Beleg ab 1. Oktober 2026 ist eine echte Vereinfachung – für Kunden, die keinen Papierberg wollen, und für Betriebe, die Druckerpapier und Zeit sparen. Aber er ändert nichts an der Grundregel: Besteht Registrierkassenpflicht, muss jeder Barumsatz ordnungsgemäß über die Registrierkasse erfasst und ein entsprechender Beleg erstellt werden. Ob auf Papier oder digital, entscheidest du – der Kunde kann aber jederzeit einen Papierbeleg verlangen. Wer das Thema jetzt mit seinem Kassenanbieter klärt, statt am 30. September zu improvisieren, geht entspannt in den Oktober.
Häufige Fragen
Ab wann gilt der digitale Beleg aus der Registrierkasse?
Ab 1. Oktober 2026 gilt ein digital erteilter Beleg, etwa als QR-Code am Kundendisplay oder per Link, grundsätzlich als vollwertig erteilt – ohne Betragsgrenze.
Muss ich ab Oktober 2026 noch Papierbelege ausdrucken?
Der digitale Beleg ist eine Option, kein Zwang. Kunden und die Finanzverwaltung können jederzeit einen Papierbeleg verlangen, laut BMF auch nachträglich bis zum Geschäftsschluss desselben Tages. Eine Druckmöglichkeit muss daher bestehen bleiben.
Ändert sich etwas an der Registrierkassenpflicht?
Nein. Die Registrierkassenpflicht greift weiterhin grundsätzlich ab 15.000 Euro Jahresumsatz, wenn davon mehr als 7.500 Euro bar kassiert werden. Auch Signatur und RKSV bleiben unverändert.
Für wen ist der digitale Beleg relevant?
Vor allem für Handel, Gastronomie, Friseure, Kosmetik, Therapeuten mit Barkassa sowie Markt- und Standlbetreiber. Wer ausschließlich per Überweisung abrechnet, ist kaum betroffen.
Was sollte ich bis 1. Oktober 2026 prüfen?
Ob dein Kassensystem ein Update für die Beleganzeige bekommt, ob die Belegart automatisch dokumentiert wird und ob weiterhin jederzeit ein Papierbeleg gedruckt werden kann. Wenn nicht, bleib vorerst beim Papierbeleg.
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Quellen & weiterführende Links
