Rechnung richtig schreiben 2026/2027: Pflichtangaben, Kleinunternehmer & was sich künftig ändert

Wie muss eine Rechnung 2026 aussehen und was ändert sich 2027?

Die gute Nachricht zuerst: Du brauchst ab 1. Jänner 2027 nicht plötzlich ein neues Rechnungsprogramm und musst deine österreichischen B2B-Rechnungen auch nicht generell als strukturierte E-Rechnung verschicken.

Trotzdem verändert sich die Rechnung gerade deutlich.

Seit 2025 gelten neue Erleichterungen für Kleinunternehmer. Die Umsatzgrenze liegt grundsätzlich bei 55.000 Euro. Kleinunternehmer dürfen vereinfachte Rechnungen mittlerweile unabhängig von der Rechnungshöhe ausstellen. Gleichzeitig geht die Entwicklung in Europa klar in Richtung strukturierter E-Rechnung und digitaler Meldung.

Ab 1. Juli 2030 wird es dann richtig relevant: Für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU kommen verpflichtende E-Rechnungen und digitale Meldepflichten. Die EU-Mitgliedstaaten können darüber hinaus auch nationale E-Rechnungssysteme für Inlandsumsätze vorsehen.

Was bedeutet das jetzt für dich?

Du musst 2026 und 2027 nicht dein komplettes Rechnungssystem umwerfen. Aber du solltest deine Rechnungen heute bereits so organisieren, dass Pflichtangaben, Kleinunternehmerregelung, UID, Zahlungsziel und elektronische Verarbeitung sauber funktionieren.

Denn eine Rechnung ist nicht nur ein steuerlicher Beleg. Sie entscheidet auch darüber, wie professionell dein Unternehmen auftritt und wie schnell aus deiner Arbeit tatsächlich Geld auf deinem Konto wird.

In diesem Artikel zeige ich dir, was aktuell auf eine österreichische Rechnung gehört, wie eine Kleinunternehmer-Rechnung konkret aussehen kann und welche Änderungen in den nächsten Jahren auf Unternehmen zukommen.

Das Wichtigste vorweg: Was gilt 2026 und 2027?

Bevor wir ins Detail gehen, hier der schnelle Überblick:

• 2026: Die aktuellen Rechnungsmerkmale nach § 11 UStG gelten weiter.
• Kleinunternehmer: Seit 2025 können sie vereinfachte Rechnungen unabhängig von der Rechnungshöhe ausstellen.
• 2027: Für normale österreichische B2B-Rechnungen besteht nach aktuellem Stand keine allgemeine neue Pflicht, jede Rechnung als strukturierte E-Rechnung auszustellen.
• 2030: Ab 1. Juli greifen auf EU-Ebene neue E-Rechnungs- und digitale Meldepflichten für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Umsätze.
• 2035: Nationale digitale Meldesysteme müssen spätestens bis 1. Jänner 2035 an die gemeinsamen europäischen Vorgaben angepasst werden.

Die Richtung ist damit trotzdem ziemlich eindeutig: Die Rechnung der Zukunft wird digitaler und strukturierter.

Wenn du heute ein neues Rechnungsprogramm auswählst, würde ich deshalb nicht nur darauf schauen, ob es schöne PDFs erzeugt. Ich würde auch prüfen, ob strukturierte E-Rechnungen, Schnittstellen und automatisierte Buchhaltungsprozesse unterstützt werden.

Warum ist eine Rechnung mehr als nur ein Zahlschein?

Eine Rechnung erfüllt gleich mehrere Aufgaben.

Erstens ist sie bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen eine wichtige Grundlage für den Vorsteuerabzug deines Kunden. Fehlen notwendige Rechnungsmerkmale, kann das zu Rückfragen und Problemen beim Vorsteuerabzug führen.

Zweitens ist sie ein Beleg deiner eigenen Buchhaltung und dokumentiert deine Leistung und deinen Umsatz.

Drittens, und das wird von vielen Selbstständigen unterschätzt, löst sie deinen Zahlungseingang aus.

Du kannst im September 10.000 Euro Leistung erbracht haben. Wenn du die Rechnung erst am 20. Oktober schreibst und anschließend noch 30 Tage Zahlungsziel gibst, ist dein Geld frühestens um den 19. November am Konto – fast zwei Monate nach der Leistung.

Umsatz gemacht zu haben und Geld am Konto zu haben, sind zwei völlig unterschiedliche Dinge.

Deshalb ist ein guter Rechnungslauf nicht nur Buchhaltung. Er ist Liquiditätsmanagement.

Welche Pflichtangaben gehören 2026/2027 auf eine Rechnung?

Bei einer normalen Rechnung über 400 Euro sind nach § 11 UStG grundsätzlich folgende Angaben erforderlich:

Nr.	Pflichtangabe	Worauf du achten solltest
1	Name und Anschrift deines Unternehmens	Name bzw. Firma des leistenden Unternehmers
2	Name und Anschrift des Kunden	Der tatsächliche Leistungsempfänger
3	Leistung	Menge und Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
4	Leistungsdatum	Tag oder Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde
5	Entgelt und Steuersatz	Nettobetrag und anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
6	Umsatzsteuer	Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
7	Ausstellungsdatum	Tag, an dem die Rechnung erstellt wurde
8	Rechnungsnummer	Einmalig vergebene fortlaufende Nummer
9	UID	UID des Rechnungsausstellers, soweit gesetzlich erforderlich

Bei Rechnungen über 10.000 Euro Gesamtbetrag an einen Unternehmer ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen zusätzlich die UID des Leistungsempfängers erforderlich. Bei Reverse-Charge-Fällen gelten weitere Anforderungen.

Mein Tipp bei der Leistungsbeschreibung

Schreib nicht einfach nur „Beratung“, sondern beispielsweise: „Unternehmensberatung September 2026 laut Vereinbarung vom 01.09.2026“.

Je nachvollziehbarer deine Rechnung ist, desto weniger Rückfragen gibt es später.

Was zusätzlich auf jede Rechnung sollte

Nicht alles, was sinnvoll ist, ist auch ein gesetzliches Rechnungsmerkmal. Ich würde trotzdem auf jede Rechnung schreiben:

• Zahlungsziel
• IBAN
• Ansprechpartner bzw. Kontaktdaten
• eindeutigen Verwendungszweck
• gegebenenfalls Auftrags- oder Kundennummer

Statt „Zahlbar prompt“ würde ich beispielsweise schreiben: „Zahlbar bis 10.10.2026 ohne Abzug.“

Der Kunde soll nicht überlegen müssen, wann, wohin und unter welchem Verwendungszweck er bezahlen soll.

Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro: Was darf weg?

Bei Rechnungen bis einschließlich 400 Euro Gesamtbetrag gelten vereinfachte Rechnungsmerkmale. Grundsätzlich genügen:

• dein Name und deine Anschrift
• Menge und Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
• Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Steuersatz
• Ausstellungsdatum

Name und Anschrift des Kunden, Rechnungsnummer und UID können bei einer klassischen Kleinbetragsrechnung grundsätzlich entfallen. Für innergemeinschaftliche Lieferungen und sonstige Leistungen sowie für Reverse-Charge-Fälle gilt diese Vereinfachung grundsätzlich nicht – auch nicht für Kleinunternehmer.

Mein Rat: Wenn dein Rechnungsprogramm ohnehin vollständige Rechnungen erstellt, lass die Angaben einfach drauf. Du musst eine Rechnung nicht künstlich vereinfachen, nur weil du es darfst.

Kleinunternehmer-Rechnung 2026/2027: Was muss drauf?

Hier gibt es seit 2025 eine wichtige Änderung.

Wenn du die Kleinunternehmerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG in Anspruch nimmst, weist du auf deinen Rechnungen grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus.

Die reguläre Umsatzgrenze liegt bei 55.000 Euro und ist grundsätzlich sowohl für das laufende als auch das vorangegangene Kalenderjahr relevant. Seit 2025 gibt es zusätzlich eine 10-%-Toleranzregel für eine Überschreitung im laufenden Jahr.

Das bedeutet aber nicht: 55.000 Euro + 10 % = neue Kleinunternehmergrenze. Die reguläre Grenze bleibt 55.000 Euro. Die Toleranzregel verhindert lediglich unter bestimmten Voraussetzungen, dass die Befreiung bei einer geringfügigen Überschreitung sofort während des Jahres wegfällt.

Wenn du mehr darüber wissen möchtest: Kleinunternehmer-Grenze 2026: 55.000 Euro, Toleranzgrenze & Umsatzsteuer

Neu seit 2025: Kleinunternehmer dürfen immer die vereinfachte Rechnung verwenden

Das wissen erstaunlich viele Selbstständige noch nicht.

Seit 1. Jänner 2025 dürfen Unternehmer, die die Kleinunternehmerbefreiung in Anspruch nehmen, die vereinfachten Rechnungsmerkmale der Kleinbetragsrechnung verwenden – unabhängig von der Höhe ihrer Rechnung (§ 11 Abs. 6 UStG).

Du kannst also auch bei einer Kleinunternehmer-Rechnung über beispielsweise 2.000 oder 5.000 Euro die vereinfachten Rechnungsmerkmale verwenden. Fällt die Kleinunternehmerbefreiung weg, gilt diese Vereinfachung grundsätzlich wieder nur für Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro.

Trotzdem würde ich auch als Kleinunternehmer mit einer professionellen Rechnungsvorlage arbeiten. Denn nur weil du weniger Angaben machen musst, bedeutet das nicht, dass du weniger Angaben machen solltest.

So kann eine Kleinunternehmer-Rechnung 2026/2027 aussehen

Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Du bist selbstständiger Unternehmensberater und stellst deinem Kunden 1.500 Euro für eine Beratung in Rechnung. Dann könnte deine Rechnung so aussehen:

Das ist eine Rechnung, mit der dein Kunde etwas anfangen kann: keine versteckte Umsatzsteuer, klarer Leistungszeitraum, klarer Betrag und klares Zahlungsziel.

Wichtig: Du schreibst als Kleinunternehmer nicht „1.250 Euro netto + 250 Euro USt = 1.500 Euro“. Wenn du die Kleinunternehmerbefreiung anwendest, weist du keine Umsatzsteuer aus.

Der teure Fehler: Als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer ausweisen

Das ist einer der Fehler, die ich bei Gründern wirklich vermeiden würde.

Du bist Kleinunternehmer und schreibst: 1.000 Euro netto + 20 % Umsatzsteuer 200 Euro = 1.200 Euro – obwohl du eigentlich die Kleinunternehmerbefreiung anwendest.

Dann kann aufgrund des gesonderten Umsatzsteuerausweises eine Steuerschuld entstehen (§ 11 Abs. 12 UStG).

Das heißt vereinfacht: Du kannst nicht Umsatzsteuer auf eine Rechnung schreiben, obwohl du sie eigentlich nicht verrechnen dürftest, und das Geld einfach behalten. Eine irrtümlich ausgestellte Rechnung muss entsprechend berichtigt werden.

Deshalb: Wenn sich deine umsatzsteuerliche Situation ändert, prüfe sofort deine Rechnungsvorlage und deine Rechnungssoftware.

Rechnung über 10.000 Euro: UID des Kunden beachten

Übersteigt der Gesamtbetrag deiner Rechnung 10.000 Euro und wird die Leistung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht, ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen zusätzlich die UID des Leistungsempfängers anzugeben.

Gerade bei größeren Rechnungen solltest du deshalb nicht automatisch dieselbe Vorlage verwenden wie bei einem 500-Euro-Auftrag. Prüfe bei größeren B2B-Rechnungen die erforderlichen Angaben, bevor du die Rechnung verschickst.

Reverse Charge: Achtung bei Leistungen ins Ausland

Ein typisches Beispiel: Du bist österreichischer Unternehmer und berätst ein Unternehmen in Deutschland.

Liegt der Leistungsort nach der umsatzsteuerlichen B2B-Grundregel in Deutschland und geht dort die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über, rechnest du grundsätzlich ohne österreichische Umsatzsteuer ab. Auf die Rechnung gehört ein Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld. Auch die UID-Nummern spielen bei solchen grenzüberschreitenden Leistungen eine wichtige Rolle.

Für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU gilt außerdem eine kürzere Frist: Die Rechnung muss grundsätzlich spätestens bis zum 15. Tag des Folgemonats ausgestellt werden.

Gerade bei Leistungen ins Ausland solltest du nicht einfach davon ausgehen: „Ich schreibe halt keine Umsatzsteuer drauf.“ Leistungsort, UID, Reverse Charge und mögliche Meldepflichten müssen zusammenpassen.

Wann musst du überhaupt eine Rechnung ausstellen?

Bei Leistungen an andere Unternehmer und juristische Personen besteht unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine umsatzsteuerliche Verpflichtung zur Rechnungsausstellung. Grundsätzlich hast du dafür sechs Monate nach Ausführung des Umsatzes Zeit. Für bestimmte grenzüberschreitende Umsätze gelten kürzere Fristen.

Gegenüber Privatkunden besteht nicht in jedem Fall eine umsatzsteuerliche Rechnungsausstellungspflicht. Eine wichtige Ausnahme betrifft beispielsweise bestimmte steuerpflichtige Werklieferungen und Werkleistungen im Zusammenhang mit Grundstücken.

Davon getrennt ist die Belegerteilungspflicht bei Barumsätzen. Was sich dabei ab Oktober 2026 ändert, findest du hier: Digitaler Beleg ab Oktober 2026: Was Selbstständige mit Registrierkasse wissen müssen

Rechnung per E-Mail: Darf ich 2026/2027 noch ein PDF schicken?

Ja. Du kannst deine Rechnung weiterhin beispielsweise als PDF per E-Mail verschicken.

Bei elektronischen Rechnungen müssen insbesondere Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein (§ 11 Abs. 2 UStG). Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für eine normale PDF-Rechnung nicht generell vorgeschrieben.

Für viele Selbstständige bedeutet das: PDF erstellen, ordentlich archivieren und per E-Mail versenden funktioniert weiterhin.

Aber: Ein PDF ist noch nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung. Und genau dieser Unterschied wird in den kommenden Jahren wichtiger.

PDF oder E-Rechnung: Wo liegt der Unterschied?

Eine PDF-Rechnung ist im Grunde ein elektronisches Dokument, das ein Mensch lesen kann. Eine strukturierte E-Rechnung enthält die Rechnungsinformationen zusätzlich in einem standardisierten Datenformat.

Das ermöglicht beispielsweise, dass ein anderes System die Daten automatisiert einlesen kann: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Umsatzsteuer, Lieferant, Kunde. Statt diese Daten manuell abzutippen, können Buchhaltungssysteme sie automatisiert übernehmen.

Genau in diese Richtung entwickelt sich die Rechnungsstellung in Europa.

Was ändert sich 2027 bei Rechnungen?

Das ist wichtig, weil online bereits einiges durcheinandergeworfen wird.

Stand September 2026 gibt es keine allgemeine österreichische Verpflichtung, dass ab 1. Jänner 2027 jede B2B-Rechnung zwischen österreichischen Unternehmen als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden muss. Die normalen Rechnungsregeln gelten daher weiter.

Auf EU-Ebene treten 2027 zwar weitere Teile des ViDA-Pakets in Kraft. Die für normale Unternehmen besonders große Änderung bei E-Rechnung und digitaler Meldung grenzüberschreitender B2B-Umsätze kommt aber erst später.

Du musst also nicht wegen des Jahreswechsels 2026/2027 dein gesamtes Rechnungssystem austauschen.

Der große Schritt kommt 2030

Ab 1. Juli 2030 greifen im Rahmen von ViDA neue Digital Reporting Requirements für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU. Die neuen Meldepflichten basieren auf elektronischer Rechnungsstellung.

Das Ziel ist, Rechnungsinformationen schneller und strukturierter an die Finanzverwaltungen zu übermitteln und die Umsatzsteuer innerhalb der EU stärker zu digitalisieren.

Gleichzeitig dürfen EU-Mitgliedstaaten unter bestimmten Voraussetzungen auch nationale E-Rechnungssysteme für inländische Umsätze vorsehen. Bis 1. Jänner 2035 müssen bestehende nationale digitale Echtzeit-Meldesysteme an das europäische System angepasst werden.

Die Richtung ist also klar: Von PDF und manueller Buchhaltung geht es zunehmend zu strukturierten Rechnungsdaten und automatisierter Verarbeitung.

Was würde ich deshalb 2026/2027 bereits vorbereiten?

Du brauchst deswegen noch kein Großprojekt. Wenn du aber ohnehin dein Rechnungssystem neu aufsetzt oder eine neue Software kaufst, würde ich auf vier Dinge achten:

1. Unterstützt die Software strukturierte E-Rechnungen?
2. Gibt es eine vernünftige Schnittstelle zur Buchhaltung?
3. Können Rechnungen revisionssicher und nachvollziehbar archiviert werden?
4. Lassen sich Zahlungseingänge automatisch den Rechnungen zuordnen?

Denn das ist der eigentliche Vorteil der Digitalisierung: nicht eine Rechnung, die moderner aussieht, sondern weniger manuelle Arbeit.

Praxis-Tipp: So organisierst du deinen Rechnungslauf

Die gesetzlichen Pflichtangaben sind nur die eine Hälfte. Die andere Hälfte entscheidet darüber, wann dein Geld tatsächlich auf deinem Konto landet.

1. Verwende einen sauberen Nummernkreis

Lege ein nachvollziehbares Schema fest, zum Beispiel 2026-001, 2026-002, 2026-003. Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden. Mehrere Rechnungskreise sind möglich, wenn sie nachvollziehbar organisiert sind.

Stornierte Rechnungen solltest du nicht einfach löschen, sondern sauber dokumentieren.

2. Schreib deine Rechnungen sofort

Das klingt banal, kostet viele Selbstständige aber Liquidität. Der Auftrag ist fertig, der Kunde ist zufrieden – die Rechnung wird trotzdem erst zwei Wochen später geschrieben. Warum? Du hast deinem Kunden gerade zwei Wochen kostenlosen Kredit gegeben.

Mein Rat: Rechnung direkt nach Abschluss der Leistung oder zumindest an einem fixen Rechnungstag pro Woche schreiben.

3. Verwende ein konkretes Zahlungsziel

Nicht „Zahlbar prompt.“, sondern beispielsweise „Zahlbar bis 10.10.2026 ohne Abzug.“ Dazu deine IBAN und die Rechnungsnummer als Verwendungszweck. Mach deinem Kunden das Bezahlen so einfach wie möglich.

4. Definiere einen Mahnprozess

Überlege nicht bei jeder offenen Rechnung neu, wann du dich melden sollst. Ein möglicher interner Ablauf:

• 7 Tage überfällig: freundliche Zahlungserinnerung
• 14 Tage überfällig: zweite Mahnung
• danach: persönliche Kontaktaufnahme bzw. weitere Schritte

Das ist keine gesetzlich vorgeschriebene Mahnfolge, sondern ein möglicher Prozess für dein Unternehmen.

5. Prüfe deine Rechnungsvorlage einmal richtig

Nimm dir 15 Minuten, öffne deine letzte Rechnung und prüfe: Name und Anschrift? Kundendaten? Leistungsbeschreibung? Leistungsdatum? UID? Umsatzsteuer? Kleinunternehmer-Hinweis? Rechnungsnummer? Zahlungsziel? IBAN?

Diese 15 Minuten sind besser investiert als jede spätere Rechnungskorrektur.

6. Rechnungen richtig aufbewahren

Steuerlich relevante Rechnungen und Belege müssen grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt werden (§ 132 BAO). Für bestimmte Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken gelten längere Fristen von 22 Jahren (§ 18 Abs. 10 UStG).

Auch elektronische Rechnungen müssen während der Aufbewahrungsfrist entsprechend verfügbar und nachvollziehbar bleiben.

Der Finanzbuddha-Punkt: Rechnung geschrieben heißt noch lange nicht Geld verdient

Das ist für mich einer der wichtigsten Punkte des gesamten Artikels.

Viele Selbstständige schauen nur auf ihren Umsatz: „Ich habe diesen Monat 12.000 Euro Umsatz gemacht.“ Okay. Aber:

• Wie viel davon hast du bereits fakturiert?
• Wie viel davon wurde bezahlt?
• Wie viel ist überfällig?
• Wie viel davon gehört später dem Finanzamt?
• Wie viel davon brauchst du für deine SVS?
• Und wie viel gehört am Ende tatsächlich dir?

Umsatz auf einer Rechnung bezahlt weder deine Miete noch deine SVS. Liquidität entsteht erst, wenn das Geld tatsächlich auf deinem Konto ist.

Deshalb gehören für mich drei Dinge zusammen: Leistung erbringen. Sofort fakturieren. Zahlungseingang kontrollieren.

Eine gute Rechnung ist damit nicht nur eine steuerliche Pflicht. Sie ist Teil deines Finanzsystems.

Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung in Österreich 2026/2027 enthalten?

Bei einer normalen Rechnung über 400 Euro gehören grundsätzlich Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Menge bzw. Art und Umfang der Leistung, Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum, Entgelt und Steuersatz bzw. Hinweis auf eine Steuerbefreiung, Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer und die erforderliche UID auf die Rechnung. Bei Rechnungen über 10.000 Euro an Unternehmer kommt unter den gesetzlichen Voraussetzungen zusätzlich die UID des Kunden dazu.

Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?

Als Kleinunternehmer weist du bei Anwendung der Kleinunternehmerbefreiung grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus. Ein möglicher Hinweis lautet: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG).“ Seit 2025 dürfen Kleinunternehmer außerdem unabhängig von der Rechnungshöhe die vereinfachten Rechnungsmerkmale verwenden. Deine UID musst du als Kleinunternehmer grundsätzlich nicht anführen; bei bestimmten grenzüberschreitenden Sachverhalten kann eine UID allerdings trotzdem erforderlich sein.

Muss ich als Kleinunternehmer „netto“ oder „brutto“ auf die Rechnung schreiben?

Du weist keine Umsatzsteuer gesondert aus. Am einfachsten ist deshalb beispielsweise: „Rechnungsbetrag: 1.500,00 Euro“ und darunter „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG).“ Damit ist für deinen Kunden klar ersichtlich, dass keine Umsatzsteuer hinzukommt.

Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer ausweise?

Dann kann eine Umsatzsteuerschuld aufgrund der Rechnung entstehen, obwohl du die Kleinunternehmerbefreiung anwendest. Die Rechnung muss entsprechend berichtigt werden.

Darf ich Rechnungen weiterhin als PDF per E-Mail verschicken?

Ja. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist weiterhin möglich, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen für elektronische Rechnungen erfüllt werden: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein und der Empfänger muss dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmen.

Kommt 2027 die verpflichtende E-Rechnung in Österreich?

Nach aktuellem Stand besteht für 2027 keine allgemeine Verpflichtung, sämtliche normalen B2B-Rechnungen zwischen österreichischen Unternehmen als strukturierte E-Rechnung auszustellen. Auf EU-Ebene wird die elektronische Rechnungsstellung allerdings deutlich ausgebaut: Ab 1. Juli 2030 greifen neue digitale Meldepflichten für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU, die auf elektronischer Rechnungsstellung basieren.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Grundsätzlich sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden (§ 132 BAO). Für Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken gilt nach § 18 Abs. 10 UStG eine Aufbewahrungsfrist von 22 Jahren.

Bis wann muss ich eine Rechnung ausstellen?

Bei Umsätzen, für die eine Rechnungsausstellungspflicht besteht, gilt grundsätzlich eine Frist von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes. Für bestimmte grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU gilt grundsätzlich der 15. Tag des Folgemonats.

Fazit: 2027 kommt kein Rechnungs-Chaos, aber die Richtung ist klar

Du musst deine Rechnungen zum Jahreswechsel 2026/2027 nicht komplett neu erfinden. Die Grundlagen bleiben: richtige Pflichtangaben, korrekte Umsatzsteuer, sauberer Nummernkreis, klares Leistungsdatum und ein eindeutiges Zahlungsziel.

Für Kleinunternehmer ist besonders wichtig, die seit 2025 geltenden Erleichterungen zu kennen und keine Umsatzsteuer auszuweisen, wenn die Kleinunternehmerbefreiung angewendet wird.

Gleichzeitig lohnt sich bereits heute der Blick nach vorne. Die Rechnung wird in den nächsten Jahren digitaler. Strukturierte Daten, automatisierte Verarbeitung und elektronische Meldesysteme werden wichtiger. Spätestens mit den großen ViDA-Änderungen ab 2030 wird sich die Rechnungsstellung bei grenzüberschreitenden B2B-Umsätzen deutlich verändern.

Deshalb würde ich heute kein Rechnungssystem mehr einführen, das nur schöne PDFs erzeugen kann. Deine Rechnungssoftware sollte mit deinem Business mitwachsen können.

Und bei all der Technik bleibt eine Sache gleich: Eine Rechnung bringt dir erst dann etwas, wenn sie geschrieben, verschickt und bezahlt wurde.