Angebot schreiben 2026: So überzeugst du Kunden und kalkulierst richtig

Das Erstgespräch lief gut. Der Kunde will ein Angebot. Und jetzt sitzt du vor einem leeren Dokument und fragst dich: Was schreibe ich da eigentlich rein?

Viele Selbstständige machen an diesem Punkt einen entscheidenden Fehler: Sie schreiben zuerst den Preis hin und überlegen danach, wie sie ihn erklären.

Ein gutes Angebot funktioniert genau umgekehrt.

Dein Kunde muss zuerst verstehen, was er bekommt, welches Problem du für ihn löst und was konkret enthalten ist. Erst dann kommt der Preis.

Gleichzeitig muss das Angebot wirtschaftlich für dich funktionieren. Denn ein Auftrag, bei dem du am Ende doppelt so viele Stunden arbeitest wie kalkuliert, ist kein guter Auftrag.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du beim Angebot schreiben 2026 vorgehst: Angebot aufbauen, sauber kalkulieren, Leistungen abgrenzen und deine AGB richtig einbinden.

Bevor du ein Angebot schreibst: Was muss der Auftrag dir eigentlich bringen?

Bevor du einen Preis ins Angebot schreibst, musst du eine andere Zahl kennen: Was muss deine Arbeitszeit tatsächlich kosten?

Viele Selbstständige rechnen ungefähr so: „Das Projekt dauert wahrscheinlich zehn Stunden. 80 Euro pro Stunde. Also 800 Euro."

Das Problem: Du verkaufst nicht jede Stunde deines Arbeitstages.

Du hast Buchhaltung, Akquise, Angebote, E-Mails, Weiterbildung, Urlaub, Krankheit und andere Zeiten, die dir niemand direkt bezahlt.

Dein Preis muss deshalb nicht nur die Stunden finanzieren, die du für diesen Kunden arbeitest. Er muss dein gesamtes Business tragen. Wie du diesen echten Stundensatz berechnest, habe ich in einem eigenen Artikel Schritt für Schritt beschrieben.

Für ein konkretes Angebot kalkulierst du anschließend:

• deine tatsächlich erwartete Arbeitszeit,
• Vor- und Nachbereitung,
• Abstimmungen und Meetings,
• vereinbarte Korrekturschleifen,
• Fremdleistungen und Material,
• Fahrt- und Nebenkosten (etwa Kilometergeld),
• einen realistischen Puffer für unvorhergesehenen Aufwand.

Gerade bei Projekten mit schwer vorhersehbarem Aufwand solltest du mögliche Zusatzarbeiten bereits in der Kalkulation berücksichtigen oder klar definieren, welche Leistungen zusätzlich verrechnet werden.

Und dann stellst du dir noch eine Frage: Passt dieser Auftrag überhaupt zu dem Business, das du aufbauen möchtest?

Ein Auftrag über 5.000 Euro kann schlechter sein als einer über 3.000 Euro, wenn du für den ersten 80 Stunden und für den zweiten 25 Stunden brauchst.

Umsatz allein sagt dir nicht, ob ein Auftrag gut ist. Entscheidend ist, was nach Aufwand und Kosten tatsächlich übrig bleibt.

Wie baue ich ein Angebot auf, das überzeugt?

Aus meiner Beratungspraxis: Die meisten Angebote scheitern nicht am Preis, sondern daran, dass der Kunde nicht versteht, was er genau bekommt.

Ein gutes Angebot braucht für mich neun Bausteine.

Die Finanzbuddha-Angebotsstruktur

1. Ausgangslage: Was möchte der Kunde erreichen?
2. Lösung: Was schlägst du konkret vor?
3. Leistungsumfang: Was bekommt der Kunde?
4. Abgrenzung: Was ist ausdrücklich nicht enthalten?
5. Ablauf: Wann und wie wird gearbeitet?
6. Preis: Was kostet die Leistung und wie wird abgerechnet?
7. Zahlung: Wann sind Anzahlung, Teilzahlungen oder Restbetrag fällig?
8. Gültigkeit & AGB: Bis wann gilt das Angebot und welche Bedingungen gelten?
9. Nächster Schritt: Was muss der Kunde tun, um zu starten?

Ein Kunde sollte dein Angebot lesen und danach keine drei E-Mails mehr brauchen, um zu verstehen, was er bekommt.

Welches Preismodell passt?

Je nach Leistung kannst du mit einem Pauschalpreis, einem Stunden- bzw. Tagessatz oder einer Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand arbeiten.

Wichtig ist, dass dein Kunde vor Auftragserteilung versteht, wie der endgültige Preis zustande kommt und welche Leistungen davon umfasst sind.

Gerade bei größeren Projekten schützt eine Anzahlung außerdem deine Liquidität. Du finanzierst dann nicht wochenlang die Arbeit für deinen Kunden vor.

Wie lange gilt mein Angebot?

Rechtlich ist ein Angebot der Vorschlag, einen Vertrag mit bestimmtem Inhalt abzuschließen. Nimmt der Kunde an, ist der Vertrag zustande gekommen. Innerhalb der Frist, die du selbst festlegst, bist du grundsätzlich an dein Angebot gebunden. Ohne Frist greifen die gesetzlichen Regeln des ABGB.

Mein Tipp: Gib jedem Angebot ein konkretes Gültigkeitsdatum. Zum Beispiel: „Dieses Angebot ist gültig bis 15. Oktober 2026."

Damit gibt es auf beiden Seiten Klarheit, und du verhinderst, dass ein Kunde Monate später ein Angebot zu Preisen annehmen möchte, mit denen du längst nicht mehr kalkulierst.

Willst du dich noch nicht binden, kannst du das Angebot als „freibleibend" oder „unverbindlich" kennzeichnen. Dann ist es rechtlich nur eine Einladung an den Kunden, seinerseits ein Angebot zu stellen, das du anschließend annimmst oder ablehnst.

Angebot oder Kostenvoranschlag?

Die Begriffe werden oft vermischt, bedeuten aber nicht dasselbe. Ein Kostenvoranschlag ist laut WKO die detaillierte Berechnung der voraussichtlichen Kosten eines Werks, aufgegliedert nach Arbeit, Material und sonstigen Kosten. Häufig liegt er einem Angebot zugrunde.

Bei Verbrauchern ist ein Kostenvoranschlag grundsätzlich verbindlich und unentgeltlich, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

Im B2B-Bereich gelten andere Regeln: Hier ist ein Kostenvoranschlag im Zweifel unverbindlich und kann unter entsprechenden Voraussetzungen auch entgeltlich sein.

Wichtig: Möchtest du für die Erstellung Geld verlangen oder einen Kostenvoranschlag ausdrücklich unverbindlich machen, solltest du das vor der Erstellung klar vereinbaren. Ein Hinweis in den späteren AGB kommt dafür zu spät.

Was passiert, wenn der Aufwand höher wird?

Bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag darfst du Mehrkosten nur verrechnen, wenn sie sachlich begründet und unvermeidlich sind. Wird die Überschreitung beträchtlich, musst du das dem Kunden unverzüglich mitteilen.

Was „beträchtlich" bedeutet, ist gesetzlich nicht definiert. Die WKO verweist auf die Rechtsprechung des OGH, wonach eine Überschreitung von mehr als rund 15 Prozent als beträchtlich gilt. Der Wert ist ein Richtwert, keine fixe Grenze.

Versäumst du die Anzeige, verlierst du den Anspruch auf die Mehrkosten. Der Kunde kann der Überschreitung zustimmen oder vom Vertrag zurücktreten und muss dann die bereits geleistete Arbeit angemessen vergüten.

Ausnahme: Mehrkosten, die der Kunde durch Änderungswünsche oder Zusatzaufträge selbst verursacht, dürfen grundsätzlich immer verrechnet werden. Hol dir dafür vor Beginn der Zusatzarbeiten eine schriftliche Zustimmung, am besten als kurzes Nachtragsangebot.

Welche Pflichtangaben gehören in ein Angebot?

Ein Angebot, das an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist, gilt als Geschäftspapier. Auf dein Angebot gehören deshalb jedenfalls die für deine Rechtsform erforderlichen Geschäftsangaben. Dazu zählen je nach Unternehmensform insbesondere:

• Name bzw. Firma,
• Rechtsform,
• Unternehmenssitz bzw. Gewerbestandort,
• bei Firmenbucheintragung Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht.

Welche Angaben du konkret brauchst, hängt von deiner Rechtsform und Firmenbucheintragung ab. Die aktuelle Übersicht der WKO findest du hier: Pflichtangaben auf Geschäftspapieren.

Brutto oder netto?

Gegenüber Verbrauchern sind Preise grundsätzlich als Bruttopreise inklusive Umsatzsteuer anzugeben. Das verlangt das Preisauszeichnungsgesetz.

Gegenüber Unternehmern sind Nettopreise mit dem Hinweis „zuzüglich 20 % Umsatzsteuer" üblich.

Bist du Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerpflicht, weist du keine Umsatzsteuer aus und solltest das im Angebot auch klar vermerken.

Verkaufst du online an Konsumenten, beachte zusätzlich die erweiterten Informationspflichten, die ab 27. September 2026 gelten, und den Widerrufsbutton ab 1. Oktober 2026.

Wie binde ich meine AGB richtig ins Angebot ein?

Hier passiert in der Praxis der häufigste Fehler: AGB werden als Anhang mitgeschickt oder auf die Rückseite gedruckt, und der Unternehmer glaubt, damit sei alles geregelt.

Die WKO stellt klar: Die Geltung der AGB muss vereinbart werden. Das bloße Übermitteln mit dem Angebot bedeutet noch nicht, dass der Kunde sie kennt und akzeptiert.

Wichtig ist, dass die AGB vor oder spätestens bei Vertragsabschluss wirksam einbezogen werden und der Kunde die Möglichkeit hat, von ihrem Inhalt Kenntnis zu nehmen. Ein erstmaliger Hinweis auf der späteren Rechnung ist zu spät.

So machst du es in der Praxis:

• Weise auf der Vorderseite des Angebots deutlich und gut sichtbar auf die Geltung deiner AGB hin.
• Lege die AGB bei oder verlinke sie, und gib dem Kunden Zeit, sie zu lesen.
• Lass dir die Geltung bei der Auftragserteilung bestätigen, etwa durch Unterschrift oder ausdrückliche Zustimmung per E-Mail.

Bei Verbrauchern kommen zusätzlich zwingende Vorschriften des Konsumentenschutzrechts hinzu. Gerade wenn du online an Privatkunden verkaufst, solltest du deine AGB und deinen Bestellprozess deshalb rechtlich prüfen lassen.

Bei Unternehmerkunden lauert eine andere Falle: Verwendet dein Kunde eigene Einkaufsbedingungen, die deinen AGB widersprechen, gilt im Zweifel weder die eine noch die andere Klausel, sondern die gesetzliche Regelung. Bei laufenden Geschäftsbeziehungen empfiehlt sich deshalb eine einmalig unterschriebene Rahmenvereinbarung.

Und noch ein Grundsatz: Unklare Klauseln werden zum Nachteil desjenigen ausgelegt, der sie formuliert hat. Also lieber verständlich als juristisch verschachtelt.

Häufige Fragen

Wie lange bin ich an mein Angebot gebunden?

Grundsätzlich so lange, wie du es im Angebot selbst festlegst. Gibst du keine Frist an, greifen die gesetzlichen Regeln des ABGB: Ein Angebot unter Anwesenden oder am Telefon muss sofort angenommen werden, ein schriftliches Angebot innerhalb der Zeit, in der du unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen darfst. Deshalb gehört in jedes Angebot ein konkretes Gültigkeitsdatum.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?

Ein Angebot ist der Vorschlag, einen Vertrag mit bestimmtem Inhalt abzuschließen. Ein Kostenvoranschlag ist die detaillierte Berechnung der voraussichtlichen Kosten eines Werks, aufgegliedert nach Arbeit, Material und sonstigen Kosten. In der Praxis wird einem Angebot häufig ein Kostenvoranschlag zugrunde gelegt.

Darf ich für ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag Geld verlangen?

Gegenüber Verbrauchern nur dann, wenn du vorher ausdrücklich auf die Zahlungspflicht hingewiesen hast. Im B2B-Bereich ist ein Kostenvoranschlag im Zweifel unverbindlich und kann unter entsprechenden Voraussetzungen auch entgeltlich sein. In beiden Fällen solltest du das vor der Erstellung klar vereinbaren.

Muss ich im Angebot Brutto- oder Nettopreise angeben?

Gegenüber Verbrauchern sind Preise grundsätzlich als Bruttopreise inklusive Umsatzsteuer anzugeben. Gegenüber Unternehmern sind Nettopreise mit dem Hinweis auf die zusätzlich anfallende Umsatzsteuer üblich. Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerpflicht weisen keine Umsatzsteuer aus.

Reicht es, die AGB einfach mit dem Angebot mitzuschicken?

Nein. Die Geltung der AGB muss vereinbart werden. Das bloße Mitsenden bedeutet noch nicht, dass der Kunde sie kennt und akzeptiert. Weise im Angebot deutlich auf die Geltung hin, gib dem Kunden die Möglichkeit, die AGB zu lesen, und lass dir die Geltung bei der Auftragserteilung bestätigen. Bei Verbrauchern gelten zusätzlich zwingende Vorschriften des Konsumentenschutzrechts.

Welche Pflichtangaben gehören in ein Angebot?

Die für deine Rechtsform erforderlichen Geschäftsangaben: je nach Unternehmensform Name bzw. Firma, Rechtsform, Unternehmenssitz bzw. Gewerbestandort sowie bei Firmenbucheintragung Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht. Angebote an einen bestimmten Empfänger gelten als Geschäftspapier und sind von diesen Pflichten erfasst.

Was mache ich, wenn der Aufwand höher wird als im Angebot kalkuliert?

Bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag musst du eine beträchtliche Überschreitung unverzüglich anzeigen. Als Richtwert nennt die WKO die OGH-Rechtsprechung mit rund 15 Prozent. Versäumst du die Anzeige, verlierst du den Anspruch auf die Mehrkosten. Mehrkosten durch Änderungswünsche des Kunden dürfen grundsätzlich immer verrechnet werden – am besten mit schriftlicher Zustimmung vorab.

Fazit: Ein guter Auftrag beginnt mit einem guten Angebot

Ein gutes Angebot soll nicht möglichst kompliziert oder besonders juristisch klingen.

Es soll drei Dinge schaffen: Klarheit für deinen Kunden. Sicherheit über den Leistungsumfang. Und einen Preis, mit dem dein Business tatsächlich Geld verdient.

Deshalb beginnt ein gutes Angebot für mich auch nicht mit Word, Canva oder einer schönen Vorlage. Es beginnt mit deiner Kalkulation.

Du musst wissen, was deine Zeit kostet, welchen Aufwand der Auftrag tatsächlich verursacht und welcher Preis notwendig ist, damit der Auftrag wirtschaftlich Sinn ergibt.

Danach machst du es deinem Kunden möglichst einfach: Was ist sein Ziel? Was bekommt er? Was kostet es? Was ist nicht enthalten? Wann geht es los? Und wie kann er beauftragen?

Wenn diese Fragen beantwortet sind, brauchst du keine zehn Seiten Verkaufstext.

Denn der beste Auftrag ist nicht automatisch der mit dem höchsten Umsatz. Sondern der, bei dem Leistung, Preis und Aufwand für beide Seiten passen.

Klaus Brunner – Finanzbuddha

Öffentlich bestellter Bilanzbuchhalter (BiBuG), zertifizierter Unternehmensberater (WKO). 21 Jahre Berufserfahrung, Geschäftsführer der BT Bilanzbuchhaltungs OG in Marchtrenk, über 1.000 Unternehmen begleitet. Spezialisiert auf Gründer und Selbstständige in Österreich.

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