Verträge für Freelancer & Dienstleister 2026: Was wirklich in deinen Vertrag gehört

„Passt, machen wir!“

Eine kurze Nachricht vom Kunden – und du legst los.

Drei Monate später sieht die Sache vielleicht anders aus: Der Kunde möchte plötzlich noch zwei zusätzliche Korrekturschleifen. Die Rechnung ist seit Wochen offen. Und bei der Frage, was eigentlich vereinbart war, erinnert sich jeder ein bisschen anders.

Genau deshalb gehört ein sauberer Vertrag zu den Grundlagen eines professionellen Business.

Dabei brauchst du nicht für jeden Auftrag ein zehnseitiges Vertragswerk. Viel wichtiger ist, dass Leistung, Preis, Zahlungsbedingungen, Verantwortlichkeiten, Nutzungsrechte und wichtige Haftungsfragen geklärt sind, bevor du mit der Arbeit beginnst.

In diesem Artikel zeige ich dir, worauf Freelancer und Dienstleister in Österreich 2026 achten sollten – und wie du aus Angebot, AGB und Auftragsbestätigung ein einfaches Vertragssystem für dein Business aufbaust.

Brauchst du als Freelancer überhaupt einen schriftlichen Vertrag?

Grundsätzlich gilt in Österreich Formfreiheit. Ein Vertrag kann daher – soweit keine besondere Form vorgeschrieben ist – schriftlich, mündlich, telefonisch oder sogar durch schlüssiges Verhalten zustande kommen.

Ein Beispiel: Du schickst deinem Kunden ein Angebot und verlangst darin eine Anzahlung. Der Kunde überweist die Anzahlung, ohne noch einmal ausdrücklich „Ich nehme das Angebot an“ zu schreiben. Auch dadurch kann bereits ein Vertrag zustande gekommen sein.

Das eigentliche Problem beginnt meistens nicht beim Zustandekommen des Vertrags, sondern später: Was genau wurde eigentlich vereinbart? Bei einer mündlichen Vereinbarung wird der Nachweis im Streitfall schnell schwierig.

Deshalb lautet meine Empfehlung aus unternehmerischer Sicht: Was für den Auftrag wichtig ist, gehört schriftlich festgehalten – bevor du mit der Arbeit beginnst.

Dafür brauchst du nicht zwingend einen eigenen Vertrag. Je nach Auftrag kann ein detailliertes Angebot mit schriftlicher Annahme oder eine Auftragsbestätigung bereits eine gute Grundlage sein.

Diese Punkte solltest du in deinem Vertrag regeln

Die meisten Konflikte zwischen Kunde und Dienstleister entstehen nicht, weil eine Seite von Anfang an etwas Böses vorhat. Häufig haben beide Seiten schlicht unterschiedliche Vorstellungen davon, was vereinbart wurde. Ein guter Vertrag macht diese Erwartungen sichtbar.

1. Vertragsparteien

Wer schließt den Vertrag mit wem? Halte zumindest Namen bzw. Firma und Anschrift korrekt fest. Bei Unternehmen können je nach Fall weitere Angaben wie Firmenbuchnummer oder UID relevant sein.

Wichtig ist außerdem die Frage: Ist dein Kunde Unternehmer oder Verbraucher? Denn insbesondere bei Haftung, Gewährleistung, AGB und Rücktrittsrechten gelten teilweise unterschiedliche gesetzliche Regeln.

2. Leistungsbeschreibung

Schreibe möglichst konkret, was der Kunde bekommt. Nicht nur „Social-Media-Betreuung für drei Monate“, sondern beispielsweise: „Erstellung von acht Instagram-Beiträgen pro Monat inklusive Text und Grafik sowie einer Korrekturschleife pro Beitrag.“

Je konkreter deine Leistung beschrieben ist, desto weniger Raum bleibt später für unterschiedliche Erwartungen.

3. Was ist nicht enthalten?

Dieser Punkt wird besonders häufig vergessen. Definiere nicht nur, was du machst, sondern auch, was nicht Teil des vereinbarten Preises ist. Zum Beispiel:

• Wie viele Korrekturschleifen sind enthalten?
• Sind zusätzliche Meetings inkludiert?
• Was passiert bei nachträglichen Änderungswünschen?
• Wie werden Zusatzleistungen verrechnet?

Damit verhinderst du, dass aus einem überschaubaren Auftrag schleichend immer mehr Arbeit wird, ohne dass dein Honorar mitwächst.

4. Mitwirkung des Kunden

Viele Projekte verzögern sich nicht beim Dienstleister, sondern weil Informationen, Zugänge, Texte oder Freigaben fehlen. Regle deshalb: Was brauchst du vom Kunden – und bis wann? Und vor allem: Was passiert mit vereinbarten Terminen, wenn der Kunde seine Unterlagen verspätet liefert?

So schaffst du Klarheit darüber, wer welche Voraussetzungen für die vereinbarte Leistung schaffen muss.

5. Preis und Nebenkosten

Der Vertrag sollte klar beantworten:

• Pauschalpreis oder Stundensatz?
• Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand?
• Netto oder brutto?
• Sind Fahrtkosten enthalten?
• Wie werden Fremdkosten weiterverrechnet?
• Was kosten zusätzliche Leistungen?

Der Kunde sollte vor Auftragserteilung nachvollziehen können, wie sich sein Preis zusammensetzt.

6. Zahlungsbedingungen

Regle unter anderem:

• Anzahlung
• Teil- oder Abschlagszahlungen
• Fälligkeit
• Zahlungsziel
• Verzugszinsen
• Mahn- bzw. Betreibungskosten

Gerade bei längeren Projekten solltest du nicht monatelang die Arbeit deines Kunden vorfinanzieren.

7. Nutzungsrechte

Bei kreativen Leistungen ist dieser Punkt besonders wichtig. Wer darf Texte, Fotos, Designs, Videos oder Software verwenden? Für welchen Zweck? Wie lange? Darf das Werk verändert oder an Dritte weitergegeben werden?

Bezahlung bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche denkbaren Nutzungsrechte auf den Kunden übergehen.

8. Haftung und Gewährleistung

Welche gesetzlichen Ansprüche bestehen und welche Haftungsbeschränkungen sind für deinen konkreten Vertrag zulässig? Hier ist besonders wichtig, zwischen Verträgen mit Unternehmern und Verträgen mit Verbrauchern zu unterscheiden.

9. Laufzeit, Kündigung und Storno

Bei laufenden Leistungen sollte klar sein:

• Wie lange läuft der Vertrag?
• Verlängert er sich automatisch?
• Welche Kündigungsfrist gilt?
• Was passiert bei vorzeitiger Beendigung?
• Was passiert, wenn ein bereits reservierter Termin kurzfristig abgesagt wird?

10. AGB, Datenschutz und Vertraulichkeit

Je nach Geschäftsmodell können zusätzlich AGB, Vertraulichkeitsvereinbarungen und datenschutzrechtliche Regelungen notwendig sein. Verarbeitest du personenbezogene Daten im Auftrag deines Kunden, kann insbesondere eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich sein.

Wichtig bei AGB: Es reicht nicht, sie irgendwo auf deiner Website zu veröffentlichen. Wenn sie Vertragsbestandteil werden sollen, müssen sie wirksam in den Vertrag einbezogen werden.

Werkvertrag oder freier Dienstvertrag?

Gerade Freelancer sollten wissen, welche Art von Leistung sie tatsächlich erbringen.

Beim Werkvertrag steht grundsätzlich ein bestimmtes Werk bzw. Ergebnis im Mittelpunkt. Beim freien Dienstvertrag steht dagegen die laufende Tätigkeit im Vordergrund und nicht ein bestimmter Erfolg.

Entscheidend ist allerdings nicht nur, was über deinem Vertrag steht. Die tatsächliche Zusammenarbeit muss zum gewählten Vertragsmodell passen.

Je stärker du beispielsweise in die Organisation deines Auftraggebers eingebunden bist und je weniger unternehmerische Selbstständigkeit tatsächlich besteht, desto wichtiger wird eine genaue rechtliche und sozialversicherungsrechtliche Prüfung. Ein Vertrag mit der Überschrift „Werkvertrag“ macht aus einer tatsächlich anders ausgestalteten Tätigkeit nicht automatisch einen Werkvertrag.

Nutzungsrechte: Wem gehört deine Arbeit?

Dieser Punkt ist vor allem für Fotografen, Designer, Texter, Agenturen, Entwickler und andere Kreative relevant. Bei urheberrechtlich geschützten Werken solltest du genau festlegen, welche Nutzungsrechte dein Kunde bekommt. Dabei wird insbesondere zwischen zwei Varianten unterschieden:

Werknutzungsbewilligung: Der Kunde darf das Werk im vereinbarten Umfang verwenden. Die Nutzung ist grundsätzlich nicht exklusiv.

Werknutzungsrecht: Dem Kunden wird eine ausschließliche Nutzung eingeräumt. Dadurch kann auch deine eigene weitere Verwertung eingeschränkt sein.

Deshalb sollte dein Vertrag möglichst konkret festlegen:

• Wofür darf das Werk verwendet werden?
• Ist die Nutzung exklusiv oder nicht exklusiv?
• Für welche Medien gilt die Nutzung?
• Gibt es zeitliche oder räumliche Grenzen?
• Darf der Kunde das Werk bearbeiten?
• Darf er die Nutzungsrechte an Dritte weitergeben?
• Wie wird die Namensnennung geregelt?

Gerade bei Logos, Fotografien, Videos oder Designs können umfassende Nutzungsrechte einen erheblichen wirtschaftlichen Wert haben. Verschenke sie deshalb nicht automatisch mit deiner eigentlichen Arbeitsleistung.

Wie kannst du deine Haftung begrenzen?

Als Einzelunternehmer haftest du grundsätzlich persönlich und unbeschränkt (mehr dazu unter Haftung als Gründer). Umso wichtiger ist es, die vertraglichen Risiken deines Geschäftsmodells zu kennen. Allerdings kannst du deine Haftung nicht beliebig ausschließen. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen Verträgen mit Unternehmern und Verträgen mit Verbrauchern.

Haftung im B2B-Bereich

Zwischen Unternehmern kann die Haftung für leichte Fahrlässigkeit grundsätzlich in vielen Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen werden. Bei grober Fahrlässigkeit ist die Situation wesentlich komplizierter. Ein Ausschluss für krass grobe Fahrlässigkeit ist jedenfalls nicht zulässig. Auch Vorsatz kann nicht wirksam ausgeschlossen werden. Die Haftung für Personenschäden kann ebenfalls nicht ausgeschlossen werden.

Haftung gegenüber Verbrauchern

Im B2C-Bereich sind Haftungsausschlüsse wesentlich stärker eingeschränkt. Insbesondere können Personenschäden sowie Schäden aufgrund vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verhaltens nicht wirksam ausgeschlossen werden.

Deshalb solltest du nicht einfach irgendeine Haftungsklausel aus dem Internet kopieren. Gerade wenn du regelmäßig mit Verbrauchern arbeitest, solltest du deine Vertragsbedingungen und AGB einmal professionell rechtlich prüfen lassen. Das kostet Geld – aber deutlich weniger als eine unwirksame Klausel im Streitfall.

Kannst du deine Haftung auf den Auftragswert begrenzen?

Im B2B-Bereich finden sich häufig Klauseln, die die Haftung für bestimmte Schäden beschränken oder eine betragsmäßige Haftungsobergrenze vorsehen. Ob eine konkrete Begrenzung tatsächlich wirksam ist, hängt allerdings vom Vertrag, vom Verschuldensgrad, von der Art des Schadens und von der konkreten Formulierung ab.

Eine Klausel wie „Meine Haftung ist immer auf den Auftragswert beschränkt.“ solltest du deshalb nicht ungeprüft übernehmen. Auch zwischen Unternehmern können AGB-Klauseln unwirksam sein, wenn sie einen Vertragspartner gröblich benachteiligen.

Gewährleistung und Schadenersatz sind nicht dasselbe

Diese beiden Begriffe werden in der Praxis häufig vermischt. Gewährleistung betrifft grundsätzlich Mängel, die bereits bei der Übergabe bzw. Leistungserbringung vorhanden waren. Schadenersatz setzt dagegen grundsätzlich einen verursachten Schaden und ein Verschulden voraus.

Bei Werkleistungen beträgt die Gewährleistungsfrist grundsätzlich zwei Jahre. Im B2B-Bereich bestehen größere Möglichkeiten für vertragliche Einschränkungen als gegenüber Verbrauchern. Schadenersatzansprüche verjähren grundsätzlich drei Jahre ab Kenntnis von Schaden und Schädiger. Daneben bestehen weitere gesetzliche Verjährungsgrenzen.

Je stärker dein Geschäftsmodell von Haftungsrisiken betroffen ist, desto weniger solltest du deshalb mit selbst gebastelten Vertragsklauseln arbeiten.

Ein guter Vertrag ersetzt keine Versicherung

Ein Vertrag kann dein Risiko begrenzen. Er kann es aber nicht vollständig beseitigen. Je nach Tätigkeit kann deshalb eine Betriebs- oder Vermögensschadenhaftpflichtversicherung sinnvoll sein. Das betrifft beispielsweise Berater, IT-Dienstleister oder andere Tätigkeiten, bei denen ein Fehler beim Kunden einen größeren finanziellen Schaden verursachen kann (siehe auch Notfallplan für Einzelunternehmer).

Prüfe dabei nicht nur, ob du versichert bist, sondern auch: Welche Schäden deckt meine Versicherung tatsächlich ab – und wie hoch ist die Deckungssumme?

Zahlungsbedingungen: So finanzierst du nicht deine Kunden

Ein Auftrag kann profitabel aussehen und trotzdem deine Liquidität belasten. Ein einfaches Beispiel: Du arbeitest sechs Wochen an einem Projekt, stellst erst danach deine Rechnung und vereinbarst anschließend noch 30 Tage Zahlungsziel. Damit finanzierst du deinen Kunden im schlimmsten Fall mehr als zwei Monate vor.

Deshalb gehören Zahlungsbedingungen nicht ins gedankliche Kleingedruckte, sondern in deine Finanzplanung.

Welches Zahlungsziel solltest du vereinbaren?

Das Zahlungsziel kannst du grundsätzlich vertraglich vereinbaren. Im Unternehmergeschäft sieht § 459 UGB unter anderem vor, dass eine Zahlungsfrist von bis zu 60 Tagen keinesfalls allein aufgrund ihrer Dauer als grob nachteilig gilt. Das bedeutet aber nicht, dass du deinen Kunden 60 Tage Zeit geben musst.

Für viele Freelancer und Dienstleister sind deutlich kürzere Zahlungsziele wirtschaftlich sinnvoller, zum Beispiel 7 oder 14 Tage ab Rechnungserhalt. Was zu deinem Business passt, hängt von Branche, Projektgröße und Kundenstruktur ab.

Anzahlungen und Teilzahlungen

Bei größeren Projekten kann es sinnvoll sein, nicht erst am Ende die gesamte Rechnung zu stellen. Eine mögliche Struktur wäre beispielsweise:

• 30–50 % bei Auftragserteilung
• weitere Teilzahlung bei einem definierten Meilenstein
• Restzahlung nach Fertigstellung

Das verbessert deine Liquidität und reduziert gleichzeitig dein Ausfallsrisiko. Gerade wenn du für ein Projekt mehrere Wochen Arbeitszeit reservierst, sollte dein Unternehmen nicht die gesamte Finanzierung übernehmen.

Was passiert, wenn ein Unternehmer zu spät zahlt?

Bei Unternehmergeschäften beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz bei einem vom Schuldner zu verantwortenden Zahlungsverzug 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Entscheidend ist dabei der Basiszinssatz am ersten Kalendertag des jeweiligen Halbjahres. Für das zweite Halbjahr 2026 war am 1. Juli ein Basiszinssatz von 1,53 % maßgeblich. Damit beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz für Unternehmergeschäfte im zweiten Halbjahr 2026 10,73 % pro Jahr.

Wichtig: Der Basiszinssatz wurde zwar mit 16. September 2026 auf 2,03 % erhöht. Für den gesetzlichen Verzugszinssatz im zweiten Halbjahr 2026 ändert das nichts mehr, weil dafür der Wert vom 1. Juli maßgeblich ist.

Ist der Schuldner für die Verzögerung nicht verantwortlich, gelten auch im Unternehmergeschäft grundsätzlich 4 % gesetzliche Verzugszinsen.

40 Euro Betreibungskosten im B2B-Bereich

Bei der Verzögerung einer Zahlung kann ein Gläubiger im Unternehmergeschäft grundsätzlich zusätzlich einen Pauschalbetrag von 40 Euro für Betreibungskosten verlangen. Für diese Pauschale muss kein konkreter Schaden in dieser Höhe nachgewiesen werden. Darüber hinaus können unter bestimmten Voraussetzungen weitere notwendige und zweckentsprechende Betreibungskosten verlangt werden.

Bei Verbrauchergeschäften gelten andere Regeln; insbesondere steht die 40-Euro-Pauschale nach § 458 UGB dort nicht zu.

Was gilt bei Privatkunden?

Bei Verbrauchergeschäften beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz grundsätzlich 4 % pro Jahr. Vertraglich können andere Verzugszinsen vereinbart werden, allerdings gelten dabei insbesondere die Grenzen des Konsumentenschutzrechts und des allgemeinen Zivilrechts.

Wenn du sowohl B2B- als auch B2C-Kunden hast, solltest du deshalb nicht automatisch dieselben Vertrags- und AGB-Regelungen für beide Kundengruppen verwenden.

Storno: Was passiert, wenn dein Kunde kurzfristig absagt?

Du reservierst zwei Tage für einen Workshop. Der Kunde sagt am Vorabend ab. Du hast keine Möglichkeit mehr, die Zeit anderweitig zu verkaufen. Genau für solche Situationen solltest du vorab regeln, was bei einer Stornierung passiert. Mögliche Regelungen können nach zeitlicher Nähe zum Termin gestaffelt sein.

Wichtig ist allerdings: Stornogebühren und Vertragsstrafen können rechtlich überprüft werden. Überhöhte oder gröblich benachteiligende Klauseln können unwirksam sein; gegenüber Verbrauchern gelten zusätzliche Schutzbestimmungen. Deshalb solltest du auch hier nicht einfach irgendeine Prozentstaffel aus dem Internet kopieren.

Dein Vertrags-Check vor jedem Auftrag

Bevor du mit einem neuen Projekt beginnst, solltest du fünf Fragen eindeutig beantworten können:

1. Was genau liefere ich – und was nicht?
2. Was kostet die Leistung und wann wird bezahlt?
3. Was passiert bei Zusatzwünschen oder Verzögerungen?
4. Was passiert bei Kündigung oder Storno?
5. Welche Nutzungs- und Haftungsregeln gelten?

Kannst du diese fünf Fragen beantworten, hast du bereits einen großen Teil der typischen Missverständnisse aus dem Projekt genommen.

Häufige Fragen

Ist ein mündlicher Vertrag in Österreich gültig?

Grundsätzlich ja. In Österreich gilt bei Rechtsgeschäften grundsätzlich Formfreiheit, sofern das Gesetz oder eine Vereinbarung keine besondere Form verlangt. Ein Vertrag kann daher auch mündlich oder durch schlüssiges Verhalten zustande kommen. Das praktische Problem ist häufig der spätere Nachweis dessen, was tatsächlich vereinbart wurde. Wichtige Vertragsinhalte solltest du deshalb schriftlich festhalten.

Brauche ich für jeden Kunden einen eigenen Vertrag?

Nicht zwingend. Je nach Geschäftsmodell kann ein detailliertes Angebot gemeinsam mit wirksam einbezogenen AGB und einer schriftlichen Auftragsannahme ausreichend sein. Bei größeren, längerfristigen oder komplexeren Projekten kann ein eigener Vertrag bzw. Rahmenvertrag sinnvoll sein.

Darf ich meine Haftung als Freelancer komplett ausschließen?

Nein. Insbesondere können Vorsatz und Personenschäden nicht wirksam ausgeschlossen werden. Im B2B-Bereich kann die Haftung für leichte Fahrlässigkeit in vielen Fällen beschränkt oder ausgeschlossen werden. Bei grober Fahrlässigkeit ist eine pauschale Aussage dagegen nicht möglich. Gegenüber Verbrauchern gelten wesentlich strengere Grenzen.

Wie hoch sind die Verzugszinsen zwischen Unternehmern 2026?

Bei einem vom Schuldner zu verantwortenden Zahlungsverzug beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz nach § 456 UGB 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz am ersten Kalendertag des jeweiligen Halbjahres. Für das zweite Halbjahr 2026 ergibt sich daraus ein Zinssatz von 10,73 % pro Jahr.

Steigt der Verzugszinssatz durch die Änderung des Basiszinssatzes im September 2026 sofort?

Nein. Der Basiszinssatz wurde mit 16. September 2026 auf 2,03 % erhöht. Für den gesetzlichen Verzugszinssatz nach § 456 UGB ist aber der Basiszinssatz am ersten Tag des jeweiligen Halbjahres maßgeblich. Für das zweite Halbjahr 2026 bleibt deshalb der Wert vom 1. Juli 2026 entscheidend.

Welches Zahlungsziel darf ich vereinbaren?

Das Zahlungsziel ist grundsätzlich Vereinbarungssache. Bei Dienstleistungen können beispielsweise 7 oder 14 Tage sinnvoll sein. Im B2B-Bereich enthält § 459 UGB besondere Regeln zu Zahlungsfristen und grob nachteiligen Vertragsbestimmungen.

Reicht es, meine AGB auf meiner Website zu veröffentlichen?

Nein. Wenn deine AGB Vertragsbestandteil werden sollen, müssen sie wirksam in den Vertrag einbezogen werden. Das bloße Bereitstellen auf deiner Website oder der erstmalige Hinweis auf der Rechnung reicht dafür grundsätzlich nicht aus.

Gehören die Nutzungsrechte automatisch dem Kunden, wenn er bezahlt?

Nicht automatisch in jedem denkbaren Umfang. Bei urheberrechtlich geschützten Leistungen hängt der Umfang der Nutzung insbesondere davon ab, welche Rechte vereinbart wurden. Deshalb solltest du festlegen, ob die Nutzung exklusiv oder nicht exklusiv erfolgt und für welche Zwecke, Medien, Gebiete und Zeiträume sie erlaubt ist.

Fazit: Ein guter Vertrag schafft Klarheit

Ein Vertrag bedeutet nicht, dass du deinem Kunden misstraust. Im Gegenteil. Ein guter Vertrag beantwortet Fragen, bevor daraus Probleme werden: Was wird geliefert? Was kostet es? Wann wird bezahlt? Was passiert bei Änderungen? Wer darf das Ergebnis wie verwenden? Und was passiert, wenn etwas schiefgeht?

Du brauchst dafür nicht zwangsläufig ein kompliziertes Vertragswerk voller juristischer Formulierungen. Du brauchst ein sauberes System aus Angebot, Vertragsbedingungen und klarer Annahme, das zu deinem Geschäftsmodell passt.

Und bei Haftung, AGB, Konsumentengeschäften oder komplexeren Nutzungsrechten gilt: Einmal sauber rechtlich prüfen lassen ist besser, als jahrelang mit kopierten Klauseln aus dem Internet zu arbeiten.

Denn ein guter Vertrag soll nicht möglichst kompliziert sein. Er soll dafür sorgen, dass beide Seiten von Anfang an wissen, woran sie sind.